Офис мениджърът, който също се нарича секретар или администратор на офис, е доста сериозна и отговорна позиция. Почти цялата работа на предприятието почива върху него, въпреки че голяма част от това, което прави, остава незабелязано.
Инструкции
Етап 1
Офис мениджърът изпълнява управленски функции. Офис мениджърът е длъжен да планира работата на всички лица, работещи в определена компания и да изгради организационната структура на офиса. Тази категория отговорности включва също управление на персонала от по-нисък ранг, организиране на обучение на служители, планиране на кариерата им и създаване на политика за комуникация с клиентите.
Стъпка 2
Административната категория е следващата пряка отговорност на офис мениджъра. Включва организацията на деловодството и развитието на отношенията между структурните звена.
Стъпка 3
Икономическият орган включва закупуването на необходимите машини, оборудване, компоненти, консумативи, както и насоки за инсталиране на оборудване и мониторинг на неговата работа.
Стъпка 4
Офис мениджърът има надзорни отговорности. Те означават одит на материалните активи на предприятието, своевременно сертифициране на персонала, организация на отчитане и изпълнение на други контролни материали.
Стъпка 5
Отговорностите по отчитане включват пълната подготовка на всички документални доклади за висшето ръководство. По този начин ръководството е наясно със случващите се в предприятието дела и с помощта на това може да контролира текущата ситуация.
Стъпка 6
Основната отговорност също се счита за организиране и водене на бизнес преговори. Това включва планиране на бизнес срещи, определяне на линията на преговорите, организиране на документацията на преговорите и анализ на резултатите от бизнес срещи.
Стъпка 7
От офис мениджъра се изисква да познава не само работата си, но и работата на останалата част от екипа, проследявайки напредъка на тази работа, познаване на методите за стратегическо планиране, основите на етиката и естетиката, както и познанията на основите на счетоводството и отчитането.
Стъпка 8
Работата на офис мениджър е доста стресираща. Ето защо, когато избирате такава или подобна специалност, си струва да анализирате дали тази дейност ще донесе удовлетворение и радост. Но това е важно, тъй като човек прекарва значително време на работното място.
