Извлечение от трудовата книжка се прави от служител на кадровата служба на организацията въз основа на писмено заявление от служителя в рамките на три работни дни. Тази разпоредба е залегнала в чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация, както и клауза 7 от Правилата за поддържане и съхранение на работни книги, изработване на форми на работни книги и осигуряване на работодателите с тях, одобрени от правителството на Руската федерация от 16.04.2003 г. 225 „За трудовите книжки“.
Извлечението се съставя на бланката на организацията, ако има такава, и трябва да бъде заверено с подписа на ръководителя, както и с печата на организацията. Извлечението трябва да съдържа информацията, посочена на заглавната страница, както и в разделите „Информация за творбата“и „Информация за награждаването“. Извлечение от трудовата книжка се предоставя на служителя безплатно.
При удостоверяване на съответствието на извлечението с оригинала на работната книга, под необходимия „Подпис“се поставя удостоверителен надпис, състоящ се от следните елементи: надпис „Вярно“; длъжността на удостоверяващото лице; личен подпис на удостоверяващото лице; дешифриране на подписа (инициали, фамилия); дата на уверение. Организацията може да използва специално изработен печат с текст „Правилно. Инспектор по човешките ресурси _ или друг подобен текст. Но дори и да има печат, подписът на удостоверяващия трябва да бъде поставен на ръка. Печатът и подписът на упълномощеното длъжностно лице са доказателство за верността на извлечението от работната книжка. Извлечението съдържа и датата на издаване и се прави бележка, че оригиналният документ се намира в даденото предприятие, институция.
