Секретарят е офис служител, чиито задължения включват получаване на телефонни обаждания, познаване на работата с компютър, комуникация с хора, водене на делови записи и много други. Има много митове за професията секретар - но какво всъщност е добрият секретар?
Основни умения
За да работите като секретар, не се изисква диплома на висше учебно заведение - напълно са достатъчни специализирани курсове, където бъдещият секретар се учи на бизнес комуникация и етикет, бързо четене, работа в офиса, практическа психология, стенография и писане на текст. В допълнение, курсовете преподават основите на работа в 1С, както и как да използвате мини-ATS и офис оборудване. Без всички тези умения секретарят не може да се счита за добър работник.
Също така е много важно за добрия секретар да има фино възприемане на психологията на другите хора и да бъде устойчив на различни стресове.
Тъй като секретарят е деловият човек на фирмата, той трябва да има приятен външен вид, чувство за стил и добър вкус. Без способността да се облича красиво, да се държи в обществото и да говори компетентно, секретарят няма да може да създаде добро впечатление сред клиентите на компанията, в която работи - следователно имиджът на компанията няма да бъде на ниво. Всъщност основната задача на добрия секретар е да организира ефективно и ефективно работата на шефа си и целия офис.
Особености на професията
Мнозина вярват, че работата на секретар е да прави кафе, да подава документи за подписи и да отговаря на обажданията. Това е заблуда - задълженията на тази професия включват надзор върху работата на рецепцията, водене на бизнес кореспонденция, участие в различни служебни и безфилиални събития и комуникация с нервни клиенти. Освен това добрият секретар често служи като офис мениджър и дори психолог, който ще успее да охлади ситуацията в екипа.
Често изпълнителните секретари се наричат „сиви кардинали“, защото те са в състояние невидимо да повлияят на работата на компанията и решенията на шефа.
Най-често жените стават секретарки, тъй като са емоционално по-гъвкави и издръжливи. Освен това те са по-чувствителни - улавяйки настроението на шефа и екипът помага много в работата им. Ако секретарят е достатъчно умен и професионален, мениджърът може да се обърне към него за съвет и да го изслуша. Секретарят е този, който може да улесни работата на шефа, като организира добре работното му място и предостави навреме необходимата му информация. В същото време секретарите нямат ръст в кариерата, тъй като добрият изпълнителен асистент си струва златото. В резултат обаче секретарят придобива безценен опит и познания за бизнес процесите, които в бъдеще могат да му помогнат да започне кариера в друга професия.
