Предприятие от всякаква форма на собственост има собствен работен поток под формата на набор от документи от различен тип, систематизирани според определен принцип. Меморандумът изисква специално внимание при изготвянето му.
Какво е бележка
Бизнес хартията под формата на бележка има информативен и препоръчителен характер. Предоставя се на непосредствения началник или ръководителя на организацията. Бележката може да бъде съставена по указания на ръководството и по инициатива на служителя.
Документът се състои от конкретни факти във връзка с конкретен въпрос. В повечето случаи бележката е субективното мнение на служителя, което е изложено в писмена форма. Понякога, в светлината на събитията, които се случват в предприятието, е изключително важно мениджърът да знае мнението на подчинените, за да коригира по-нататъшните им действия. От служителите се изисква еднолично да съставят подробен отговор, допълнен от собствени идеи и препоръки.
Що се отнася до предмета на докладите, той може да бъде различен: от еднократно предоставяне на информация до периодично докладване. За разлика от обяснителните и служебните бележки, бележката може да се използва в рамките на предприятието или да играе ролята на докладващ документ за по-горестоящ орган.
Причина за съставяне на документа
Бележка се изготвя в резултат на процес извън контрол, който може да навреди на предприятието. Тогава служителят може по същия начин да доведе цялата информация до вниманието на началниците. Например, това може да бъде многократно отсъствие от отговорно лице или пренебрегване на изпълнението на планираните цели, което, разбира се, може да повлияе отрицателно на работата на цялото предприятие. Като цяло документът има за цел да се превърне в сигнал за промяна във вътрешната политика, която в момента се прилага от ръководството.
Как правилно да съставите бележка
Обикновено документът се състои от няколко части. Първо, необходимо е ясно да се формулира причината, която е била причината за написването на бележката. Той очертава конкретната ситуация и изброява фактите. Тогава е доста ясно препоръчително да изразите собственото си мнение за случващото се. В същото време е необходимо да се анализира ситуацията от всички страни и да се предложи собствено решение на проблема.
Цялата информация трябва да бъде представена достатъчно кратко, като същевременно се придържа към темата на случилото се. Изкривяването на реалността и изразяването на предположения, които не са подкрепени с доказателствена база, са неприемливи.
Документът се поставя на лист формат А4 със задължителната индикация в горния ляв ъгъл на името на единицата. Горе вдясно трябва да поставите информация за адресата на бележката. Малко по-долу от червен ред с големи букви се изписват името на документа и неговият номер, както и мястото на съставяне.
След това информацията се излага в доста безплатна форма, която се подкрепя от подписа на служителя, изготвил документа.
Преди да изпратите бележката, препоръчително е внимателно да проверите реалността на всички горепосочени обстоятелства.
