Много организации имат строги изисквания за организиране на документи и създаване на архиви. Необходимо е да се гарантира безопасността на случаите и да се изолират от любопитни очи. Всеки служител на компанията трябва да може да мига файлове и да го прави старателно и изключително точно.
Необходимо
- - Описание на работата
- - Канцеларски шила или подвързваща машина
- - Канап или здрав конец
- - Игла за шиене
- - Канцеларски лепила
- - Бяла хартия
- - Ножици
- - Владетел
- - Химилка
- - Печат (запечатващ восък, ако е необходимо)
Инструкции
Етап 1
Трябва да мигате случаи в съответствие с вашата длъжностна характеристика. Във всеки случай тази работа във всички компании се извършва съгласно общи принципи. Първо, трябва да номерирате всеки документ по ред. Не забравяйте да премахнете всички хартиени скоби, метални скоби и предпазни щифтове от хартиите.
Стъпка 2
Започнете да шиете калъфа, така че листовете да могат да се четат свободно. За целта направете четири вертикални отвора с канцеларско шило в центъра на левия ръб на документите. Разстоянието между отворите трябва да бъде най-малко три сантиметра. Удобно е да използвате специална настолна машина за зашиване и подвързване на документи А-4. С негова помощ няма да е трудно да създадете необходимите папки - той може веднага да пробие през купчина хартия с дебелина до 10 см.
Стъпка 3
Използвайте специална шевна игла за връзване на документи, както и канап от канап или здрави найлонови конци. В краен случай можете да сгънете обикновени нишки няколко пъти. Обикновено документите се зашиват два пъти подред, така че листовете да са по-сигурно прикрепени. Това е особено важно, ако делото се подготвя за вечен архив.
Стъпка 4
Оставете свободните краища на конеца или канапа около 6 см. Те ще трябва да се изтеглят през централния отвор от грешната страна на последния документ и да се завържат плътно на възел.
Стъпка 5
Залепете възела и краищата на нишките с кръг (около 4 см в диаметър) или квадрат (4 на 5 см) с канцеларско лепило. Фигурата трябва да бъде изрязана от дебела бяла хартия.
Стъпка 6
Поставете печата така, че той частично да припокрива хартиения етикет и един ръб да припокрива последния лист на телбода. Можете също да запълните това място с уплътнителен восък.
Стъпка 7
Изчакайте, докато лепилото изсъхне напълно. След това, директно под печата, посочете броя на листовете във файла и поставете подписа на длъжностното лице. Добавете писмо за препоръка и посочете датата на потвърждението. Подават се и копия на документи от няколко листа, като е необходимо да се постави печат с подпис, дата и надпис „Копирането е правилно“.
Стъпка 8
Свържете кутията за временно съхранение в меки корици, а документите за постоянния архив - в твърди корици. Посочете сроковете на ушитото калъфче.
