Личните файлове на всички пенсионирани и пенсионирани служители трябва да бъдат изпратени в архива за съхранение (член 17 от Федералния закон № 125-F3). Служител на кадровия отдел е длъжен да подготви папки с документи и да ги предава на оторизиран служител на архива от ръка на ръка.
Необходимо
- - папки;
- - свързващо вещество;
- - молив;
- - складова наличност;
- - прехвърляне на инвентар.
Инструкции
Етап 1
Преди да подадете лични файлове в архива, внимателно подгответе всички налични документи, останали в кадровия отдел след уволнението на служителите. Законодателството установява определени срокове, в които е необходимо да има време за прехвърляне на личните дела на служителите за архивно съхранение. Те не трябва да надвишават 12 месеца след уволнението.
Стъпка 2
Подредете всяко лично досие в обратен хронологичен ред. Ако по време на работа първата страница е заявление, написано от служител за работа, в архивните документи първата страница ще бъде оставка.
Стъпка 3
Всички листове, сгънати в правилния ред, архивирайте със свързващо вещество, номер в ред. Направете опис на отделен лист. Въведете всички подвързани страници на вашето лично досие под серийния номер.
Стъпка 4
Прикачете инвентара в горната част на всички страници. Ако попълвате лично досие за всеки служител поотделно, поставете го в картонена папка, с големи печатни букви напишете първата буква от фамилното име на служителя и годината на уволнението.
Стъпка 5
При прехвърляне на дела в архива е допустимо да се поставят няколко дела на пенсионирани служители в една папка, но броят на листовете в нея не трябва да надвишава 250. В една папка поставете делата на пенсионирани служители за една година, чиито имена започват със същото писмо. Такава регистрация на лични файлове се използва най-често в големи предприятия, където голям поток от персонал преминава през една година.
Стъпка 6
За всички подготвени случаи изгответе лист за прехвърляне, който има единна форма. В колона № 1 запишете поредния номер на всяко дело, в колона № 2 - индекса на всеки случай съгласно номенклатурата, № 3 - името на заглавията на делата, № 4 - дати, № 5 - броят на прехвърлените листове за всеки отделен случай, № 6 - периоди на съхранение, # 7 - допълнения или съществуващи бележки.
