Регистрацията на документи за предаване в архива се извършва след края на годината. Така документите се изготвят за съхранение във връзка с установените правила. В зависимост от времето за съхранение, както и стойността на документите, делата се приключват изцяло или по опростена система.
Инструкции
Етап 1
Направете списък на делата за документи за временно съхранение (до 10 години включително). Проверете правилността на формирането на делото (дали има документи с постоянен срок на съхранение). Оставете делата в папките, те трябва да бъдат систематизирани според номенклатурата на делата и не е необходимо да бъдат номерирани. Делата се предават в архива според номенклатурата на делата.
Стъпка 2
За случаи на дългосрочно съхранение (над 10 години) се извършва следното:
1. Подвързване на кутията (подгъната в твърда папка или капак със здрава резба в четири дупки или може да бъде подвързана).
2. Номериране на листове (извършва се с черен графитен молив в горния десен ъгъл, без да се докосва текстът на документа).
3. Изготвяне на сертификационен надпис (посочете колко листа са подгънати, дали има повреди, знак и дата).
4. Изготвяне на вътрешен опис на документи (за дела с особено ценни документи, лични, съдебни и следствени дела и др.). В края на описа посочете броя на документите по делото и броя на листите от описа.
5. Регистрация на всички данни за корицата на делото (наименование на институцията, структурно звено, деловоден указател на делото, заглавие на делото, срок на годност на делото.
Стъпка 3
Направете опис на документи за постоянно или дългосрочно съхранение. Той трябва да включва индивидуалния номер на делото, както и да разкрива неговото съдържание и състав в заглавието на делото. В описа трябва да се посочи и периодът на съхранение на делото. Посочете броя на делата и броя на първите и последните дела, подпис и дата. За кадрови дела се съставя отделен опис.
Стъпка 4
Изпратете подготвените файлове в архива. Архивният служител във ваше присъствие ще провери броя на делата според номенклатурата или инвентара, ще направи потвърдителен надпис, ще отбележи броя на липсващите дела, ще определи датата на приемане и предаване на делата. Описът се потвърждава от подписите на лицата, извършили прехвърлянето и приемането на дела.
