В съответствие с член 17 от Федерален закон 125-F3, досиетата на пенсионираните служители подлежат на прехвърляне в архива. Преди да подадете документи, те трябва да бъдат подадени, номерирани, описани и украсени с корица. Това трябва да се направи от упълномощен служител по персонала.
Необходимо
- - папка;
- - всички документи;
- - молив;
- - складова наличност;
- - списък за доставка.
Инструкции
Етап 1
За да прехвърлите случая на напуснал служител в архива, подредете документите в обратен хронологичен ред. Това означава, че когато сте били назначени, сте съставили лично досие, първият лист от което е молба за работа. При прехвърляне на делото в архива, първият лист ще бъде оставка.
Стъпка 2
Когато подавате лично досие на служител, в същото време съставете опис на документите, които трябва да бъдат подадени. В лично досие за прехвърляне в архива подайте всички налични документи: въпросник или автобиография, копия на документи за образование, копия на заповеди за работа, уволнение и други заповеди, издадени в хода на работата на служителя. Това могат да бъдат заповеди за повишаване или понижаване на заплатите, за прехвърляне, за изпълнение на допълнителни задължения и т.н. Също така прикачете всички удостоверения, които служителят някога е представял на вашата организация, копие от трудовия договор, допълнителни споразумения, разпоредби, свързани с работата на служителя.
Стъпка 3
Подайте файла в папка със свързващо вещество, номерирайте всички листове в горния десен ъгъл. Това трябва да се направи с обикновен молив. В горната част подайте описите, подпишете папката, поставете буквения код върху началната буква на фамилията на служителя, както и на корицата на папката в големи количества годината на уволнението от вашата компания.
Стъпка 4
Можете да проследите годината на уволнението за един служител или за няколко, които са напуснали в една година. Ако отчитате няколко служители, поставете всички лични файлове в една обща папка и подпишете годината на уволнението на корицата. В една папка могат да се съхраняват максимум 250 листа. Формирайте всеки сложен случай не само по годината на уволнението, но и по азбуката на фамилиите.
Стъпка 5
Когато прехвърляте всички дела в архива, съставете списък за доставка. В първата колона посочете поредните номера на делата, във втората - индексите на всички дела според номенклатурата. Третата колона се попълва по името на заглавията, четвъртата - по дати, петата - по броя на листовете, шестата - по срока на годност, седмата колона можете да попълните, ако има бележки или допълнения.
