Важна документация - договори, фактури, актове - трябва да се съхранява във фирмата дълго време. За някои ценни книжа този период е пет или дори десет години. За да предотвратите набръчкване или загуба на документите, те трябва да бъдат правилно подадени и архивирани.
Необходимо
- - папки - свързващо вещество;
- - прозрачни файлове - джобове.
Инструкции
Етап 1
За да подадете договор, изчакайте, докато той бъде подписан от всички заинтересовани страни. Вземете подписи от изпълнителните директори на двете страни и поставете печатите им. След това направете копия на документа и ги раздайте на всички участващи.
Стъпка 2
Дайте номер на договора. Той трябва да съдържа цифри и букви. Например 123-AB. Поставете номера на подписването на документа.
Стъпка 3
Създайте дневник на договора. Въведете там номера на документа, датата на подписване и юридическото лице, към което принадлежи. Номерата трябва да се подреждат, едно след друго, в зависимост от момента на подписване на договора.
Стъпка 4
Ако във фирмата има няколко юридически лица, всеки дневник на договорите трябва да има свой собствен. Това ще избегне объркване.
Стъпка 5
Поставете договора в отделен файл. Ако има няколко договора, сложете всичко в един джоб. Това ще улесни сравняването на документите и намирането им, ако е необходимо.
Стъпка 6
Поставете файла в папката и го закрепете със специалните държачи. Не го попълвайте плътно, документите ще се набръчкат. Напишете на гръбнака на папката юридическото лице, документите за което се съхраняват в него, както и годината, в която са подписани.
Стъпка 7
След изтичане на три години папките с договори могат да бъдат изпратени в склада. Сгънете ги в картонени кутии и поставете на място, недостъпно за влага. На опаковката посочете също юридическото лице, за което се отнасят документите, и годината на подписване на договорите.
Стъпка 8
Фактурите и актовете се подават по същия начин като договорите. Но вместо хартиен регистър на документи, по-добре е да имате електронен. Например в програмата "1С: Счетоводство". Можете да го изтеглите безплатно от тук: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Това ще ви позволи не само да водите записи на всички ценни книжа, но и да извършвате различни операции с тях - отпечатвате допълнителни копия, коригирате грешки и т.н.
