Документите са неразделна част от всякакви документи в предприятие или организация, независимо дали са частни или публични. Документите се попълват, сортират, изпращат, приемат и т.н. Ако има няколко документа, просто е необходимо да се изготви регистър - това не само ще опрости работата на чиновниците и други категории работници (икономисти, счетоводители и др.), Но и служители на други организации, ако приемат документи, които изпращате.
Инструкции
Етап 1
Съберете необходимите документи от една категория, тоест документи, свързани с един вид (потвърждаващи производствени разходи, документи за приемане / продажба и др.). Събирайте отделно административна документация: заповеди, постановления, заповеди. Сортирайте ги според авторството (заповеди на ръководителя на организацията, заповеди на ръководители на отдели и др.).
Стъпка 2
Създайте папки за съхраняване на документи, които вече са подредени, и архивирайте всичко в хронологичен ред. Направете опис на всяка папка. Дайте им инвентарен номер.
Стъпка 3
Създайте таблица въз основа на документите със съответните полета, разделяйки листа на колони и редове. Подпишете колоните според целта на документа и неговата функционалност. В същото време не забравяйте, че регистърът трябва да съдържа изчерпателна информация за документите, така че по една или друга причина да не се налага да отваряте самия документ отново и отново и да го изучавате по една или друга причина. Така например регистърът на документите, потвърждаващи направените разходи, трябва да съдържа следните колони: номер на документ, име, съдържание на документа, сума и маркировка при връщането на документа.
Стъпка 4
На свой ред регистърът на документите на акционери на АД, АД и др. трябва да включва необходимите данни за идентификация на всички лица, регистрирани в регистъра, фиксиране на техните права върху акции, за получаване на доход от акции на лица, регистрирани в регистъра, събиране на данни за всички собственици на акции, както и информация за получаването от тях на всякакви известия за срещи и други събития.
Стъпка 5
Трябва да знаете, че при съставянето на регистър на документи за ваше удобство и бързина на търсене в бъдеще е необходимо всички записи да се съхраняват в хронологичен ред.
Стъпка 6
Само ако регистърът на документите е съставен правилно, няма да е необходимо да отделяте допълнително време за търсене, можете бързо и лесно да намерите необходимата хартия, да изпратите необходимата заявка или известие и просто да си вършите работата с високо качество.
