В процеса на работа и подготовка на документи се отрежда важна роля за тяхното одобрение, което може да бъде вътрешно, когато документите се утвърждават от отдели на самата организация или външни, свързани с одобряването на документи от други институции. Юридически правилно съгласуван документ дава право да се предприемат действия, предвидени в закони, норми и правила. Документите, преминали процедурата за одобрение, се подпечатват или подпечатват.
Инструкции
Етап 1
Работейки като служител на организация, чиито отговорности включват вътрешно и външно одобрение на документи, е необходимо да имате ясна информация за това кои отдели на компанията отговарят за тяхното одобрение.
Стъпка 2
Направете списък с документи, които ще трябва да бъдат одобрени през целия период на работа. Бъдете ясни относно отделите, отговорни за тяхното одобрение. Направете таблица, която ще посочи видовете документи, които подлежат на задължително одобрение, отделите, отговорни за извършването на тази работа, длъжностите, фамилиите, имената, бащините имена на служителите, техните телефони и имейл адреси.
Стъпка 3
Решете документа, който трябва да бъде одобрен. Направете план, като посочите реда, в който се свързвате с отделите във вашата организация. Разберете крайните срокове за завършване на работата, като говорите с всеки служител от всички подразделения на компанията, отговарящ за одобряването на документа.
Стъпка 4
Обърнете внимателно условията за одобрение на документа, бързо реагирайте на всички промени, направени в него от служител на отдела. Ако имате някакви съмнения относно редакциите, направени в документа, не забравяйте да се консултирате със специалистите на организацията, като изясните всички нюанси. Това ще помогне за намаляване на времето за одобрение в бъдеще и ще ви позволи да съставите документа законно правилно.
Стъпка 5
Във всеки отдел на организацията, след преминаване на процедурата за одобрение, върху документа се поставя виза. Това може да бъде печат на отдел или печат „Одобрен“с посочване на длъжността, името и подписа на служителя. Уверете се, че всеки служител, отговорен за одобряването на документа, го подписва правилно. В противен случай той няма да бъде подписан от ръководителя на организацията.
Стъпка 6
Последната връзка за заверяване на документа е ръководителят на предприятието. Документът се счита за законово съгласуван само ако е подписан от ръководството, служителите от всички отдели, печат или печат на предприятието.
Стъпка 7
Когато външно съгласуване на документи, изискващи одобрението им от различни институции, проверете списъка с организации, пред които трябва да кандидатствате. Разберете подробна информация за отделите, техните служители, участващи в координацията. Обадете им се или изпратете имейл, като посочите необходимия списък с документи. Съгласете се за времето за среща.
Стъпка 8
Подгответе списък с въпроси, свързани с времето на одобрение и процедурата за извършване на промени за служителя на институцията, участващ във външното одобрение на документи. Направете официално изявление в предписаната форма, като посочите списъка на документите, които трябва да бъдат договорени. Контролирайте времето за одобрение на документите и правилността на тяхното изпълнение.
