Характеристиката като документ изпълнява функциите за потвърждаване на личните данни на дадено лице, запознаване с неговите лични и бизнес качества, определяне характеристиките на характера и поведението. Всяка от функциите се проявява по определен начин, в зависимост от мястото, където е представена характеристиката.
Функцията на характеристиката като документ предопределя нейната цел, в зависимост от мястото на представяне. Така че, тя може да бъде поискана от работодателя при кандидатстване за нова работа, от органите по настойничество при разглеждане на молба за настойничество, от съдебните и следствените органи при провеждане на наказателно производство, от банките при вземането на решение за предоставяне на голям заем. Като правило се изисква характеристика от мястото на работа, обучение, в някои случаи се изисква характеристика на домакинството от местоживеенето на определен гражданин (в този случай те обикновено се обръщат към съседите). Общата функция на характеристиката е да потвърждава личните данни на конкретно лице. Също така в някои случаи служи за запознаване с бизнеса, личните качества, определянето на специфичните характеристики на характера, поведението в ежедневието, в екип.
Запознаване с бизнес качествата на гражданин
Тази функция на характеристиката се проявява, когато тя е предвидена за работа, в банки и отчасти - в органите за настойничество и попечителство. Документът обикновено се издава от мястото на работа (в случай на работа - от предишни работодатели), описва знанията, уменията и способностите на служителя, неговите трудови успехи и постижения, трудов опит в определена област. Подобни характеристики обикновено имат типична структура, така че много съвременни работодатели ги заменят с препоръчителни писма, които благоприятно се отличават с по-свободен стил на представяне. Кредитните организации могат да поискат профил, за да определят позицията на кандидата за заем в компанията, отношението на колегите и ръководството към него. Органите по настойничество се интересуват повече от личните и ежедневни качества на гражданин, поради което не оценяват бизнес качествата като приоритет.
Изследване на личностните черти, поведението и начина на живот
Тази функция се изпълнява от характеристиката при поискване от държавни органи, които най-често са съдилищата и следствените звена. В този случай характеристиките на личността на заподозрения, обвиняемия могат да се превърнат във важен фактор, който ще повлияе положително или отрицателно на тежестта на наложеното наказание, избраната мярка за неотклонение. Такъв документ може да бъде поискан не само от мястото на работа, но и от мястото на постоянно пребиваване, тъй като ежедневните характеристики на конкретния човек, особеностите на неговото поведение, начин на живот също са важни.
