Официалният прием е един от най-популярните формати на бизнес срещи в представителната практика на фирмите. Добре организираният прием на гости е чудесна възможност за установяване на нови и разширяване на стари бизнес връзки с партньори, за получаване на важна информация за компанията, за укрепване на нейната репутация, за добавяне на нови „цветове“в имиджа.
Инструкции
Етап 1
Причините за приемите могат да бъдат най-различни: празници, годишнини от значими събития, посещение на почетен гост (или изпращането му), пристигане (или заминаване) на делегация на компания партньор, откриване на изложба, подписване на „съдбоносно договор или споразумение, информационен повод, изискващ контакти за поддръжка с представители на пресата. Това може да бъде просто редовно събитие на организацията - без никаква връзка с което и да е събитие.
Стъпка 2
Планът за подготовка за прием включва:
• избор на форма (вид) за прием, • съставяне на списък с гости, • разпространение на покани, • планиране на места за сядане на маси, сервиране на маса, съставяне на меню (в случай на организиране на „хранене“- закуска, обяд, вечеря). Подготовката на съдържателния компонент е преди всичко: планиране на тема за обмен на мнения и умело „изграждане“на речите-коментари на активистите на срещата, която по време на приема се координира от водещия (ите). Целта им е да направят събитието продуктивно и интересно за всички поканени.
Стъпка 3
Техниките обикновено се подразделят на:
• през деня и вечерта;
• със седалки (т.е. със седалки, определени предварително за гостите) и без места за сядане;
• официални (официални) и неформални (неформални).
Стъпка 4
Следобедните срещи са кратки срещи следобед. За такива приеми имената бяха твърдо фиксирани: „чаша шампанско“, „чаша вино“, „закуска“.
Първите два формата са най-прости. Местата на масите не са планирани (напитки, леки закуски се предлагат от сервитьори на постоянни гости - като правило, от 12.00 до 13.00).
"Закуската" трае от един час и половина до два (обикновено в интервала от 12.00 до 15.00). Дрескод - ежедневен (освен ако в поканите не е посочено друго).
Стъпка 5
Вечерните приеми са по-тържествени. Това са „чай”, „коктейл”, „шведска маса”, „обяд”, „обяд-бюфет”, „чай”, „вечеря”.
"Чай" - прием между 16.00 и 18.00 часа. Това е традиционна среща на жените с продължителност 1-1,5 часа. На масата се сервират сладкарски и хлебни изделия, плодове, сокове, вода, десертни и сухи вина (закуските са рядкост).
"Коктейл" и "шведска маса" (провежда се стоя) - среща между 17.00 и 20.00 часа. Продължава 2 часа. Менюто включва студени закуски, сладкиши, плодове (понякога топли закуски). Алкохолът се показва на маси или се сервира в чаши от сервитьори. Дрескод - както е посочено в поканите: или ежедневен костюм, или смокинг.
"Обяд" се организира от 20.00 до 21.00 часа, продължава 2-2,5 часа. Неговите ястия: студени мезета, супа, горещо (месо и риба), десерт, алкохолни напитки (всяко ястие има свои собствени). След вечеря (с продължителност един час) гостите се канят в хола, където им се сервира чай или кафе.
„Вечеря“е най-новият прием. Започва в 21.00 или по-късно. Менюто му е подобно на менюто за вечеря. Както и формата на облеклото - тъмен костюм, смокинг или фрак за мъже и вечерна рокля за жени.
„Обяд-бюфет“- по-малко официален прием (обикновено се организира след филмово шоу или концерт). Маси с мезета се сервират като бюфет маса. Седенето на маси за 4-6 души е безплатно.
Стъпка 6
Когато организирате прием, премислете всичко до най-малките подробности. Уверете се, че размерът на стаята съответства на броя гости. Що се отнася до менюто, то трябва да отчита вкусовете, националните и религиозни традиции на гостите (погрижете се, както е подходящо, за приготвянето както на постни, така и на вегетариански ястия).
