Първичната счетоводна документация на предприятието съдържа информация за всички стопански транзакции, движението на парите, изчисляването и изплащането на заплатите и плащането на данъци. Въз основа на тези документи се водят записи, поради което загубата дори на един документ изкривява финансовите отчети и представлява законово нарушение. Съгласно чл. 17 от Закона "За счетоводството" предприятията трябва самостоятелно да гарантират безопасността на счетоводните документи.
Инструкции
Етап 1
Законът определя периода на съхранение на първичните счетоводни документи на 5 години, докато Данъчният кодекс на Руската федерация ограничава срока на съхранение до 4 години. За да избегнете наказания, предвидени в Кодекса за административните нарушения (чл. 15.11), все пак трябва да се придържате към по-дългите срокове, предписани от закона. Освен това има списък, одобрен със заповедта на Росархив от 6 октомври 2000 г. Според него срокът на съхранение трябва да се определя в съответствие с вида на всеки конкретен документ.
Стъпка 2
Създайте със заповед периодите на съхранение на първичната счетоводна документация, като вземете предвид разпоредбите на закона и разпоредбите, установени от списъка. В поръчката посочете от кой момент трябва да се изчисли периодът на съхранение. Като цяло началото на периода на съхранение на документи е 1 януари на годината, следваща годината, в която документът е завършен с офис работа. За книгата за покупки и книгата за продажби задайте началото на периода на съхранение от датата на последното вписване (клаузи 15 и 27 от Правилата, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 2 декември 2000 г. 914).
Стъпка 3
Отделете отделно помещение за счетоводни документи, което трябва да бъде оборудвано с огнеупорни шкафове и специални сейфове. Сейфовете са предназначени за съхранение на формуляри за стриктно отчитане, освен това те могат да съхраняват онези документи и документи, които са означени с „Търговска тайна“. Определете със заповед процедурата за достъп до тези сейфове, отговорни лица, упълномощени от главния счетоводител, както и процедурата за издаване на първична документация от хранилището.
Стъпка 4
В случай, че предприятието е достатъчно голямо и има много документи, организирайте специален архив. Трябва да се използва за прехвърляне на документи, предназначени за постоянно (вечно) и дългосрочно (над 10 години) съхранение. Съхранявайте всички други счетоводни документи със срок на съхранение до 10 години в специално помещение, докато не бъдат унищожени.
