Планирането и организирането на работното време е важен компонент на ефективната работа на всяка позиция. В случай на ръководна позиция, значението на предварителното планиране се увеличава още повече, поради което е необходимо много внимателно да се подходи към този въпрос.
Инструкции
Етап 1
Мениджърът може сам да планира времето си или изцяло или частично да делегира тази функция на секретаря-асистент. Във всеки случай не може да се мине без взаимодействие със секретаря, тъй като той е този, който подготвя и организира срещи, материали за срещи и получава входящи обаждания. Освен това секретарят обикновено пази в главата си всички планове на мениджъра, които са му известни, и се опитва да ги разпредели според работното време, поради което е много важно своевременно да уведоми секретаря за промените в плановете му.
Стъпка 2
Но не трябва да разчитате само на секретаря, важно е да се научите как да разпределяте времето си по такъв начин, че да имате време да направите всичко планирано. Един добър начин да направите това е да анализирате всеки изминал час и да разберете какво точно е направено и колко време е отнело. Също така е необходимо да подчертаете за себе си основните глобални задачи като лидер и да посветите по-голямата част от работното си време на тяхното решаване. Във всеки случай най-важните задачи трябва да бъдат решени на първо място, тъй като е известно, че 80% от текущите задачи се решават през първите 20% от работния ден, а останалото време се изразходва само за 20% на произведението.
Стъпка 3
Не позволявайте на случайни събития да пресичат графика ви. По-добре е да им отделите малко време предварително в планове, това ще ви позволи да имате по-голяма вероятност да имате време за изпълнение на основните задачи. Когато планирате срещи, събития, срещи, конференции, изхождайте от реалното време, което ще им е необходимо, като се вземе предвид подготовката, предварителното запознаване с материалите, спонтанните дискусии и въпроси. Опитайте се да разпределите подобни събития навреме, така че началото на следващата среща да не почива на края на предишната, тъй като в този случай често ще бъдете принудени или да закъснеете, или да смачкате финала.
Стъпка 4
Задълженията на секретаря често включват предварително планиране за деня и седмицата, като се вземат предвид получените обаждания, оферти, покани. Препоръчително е в края на работния ден да обсъдите със секретаря идеята му за вашия график, като направите корекции в него. Още по-добре е да направите това следобед, така че секретарят да има възможност да прави промени, да се обажда с предложение за отлагане на това или онова събитие. Постоянният контакт със секретаря трябва да се превърне в навик, тъй като графикът му директно зависи от вашия и много събития изискват предварителна подготовка от негова страна.
Стъпка 5
Анализирайте изминалите работни дни от гледна точка на ефективно разпределение на времето си. Може би ще видите решения, които ще ви позволят да направите повече, например, да проведете няколко срещи в една и съща област или да комбинирате някои събития. Записвайте минали и планирани събития във вашия дневник.
