Изготвянето на публични нефинансови отчети е относително нова тенденция в социално ориентирания руски бизнес. Публичният доклад на компанията има малко общо със системата за вътрешна отчетност и е фундаментално различен от счетоводния анализ, поради което процесът на изготвяне на документа има свои съществени характеристики.
Прозрачност на бизнес информацията
Публичните доклади дойдоха в местния бизнес от Запада, където в продължение на десетилетия те бяха използвани като механизъм за създаване на прозрачност на информацията в дейността на организациите. В САЩ и Европа по правило всички големи компании публикуват ежегодно доклади за устойчиво развитие, в които предоставят информация за социалния компонент на своята работа и мерките за опазване на околната среда.
Най-често такива доклади се изготвят от недобивни, промишлени и производствени предприятия от голям пазарен сегмент. В документите те, заедно с годишните обеми на производство, отбелязват какви ползи са донесли на обществото. По този начин публичните доклади се състоят главно от резултатите от благотворителните дейности на организацията, спазването на законодателството в областта на околната среда, участието в развитието на гражданското общество и подкрепата за социални инициативи.
Тенденцията от последните години показва увеличаване на интереса от страна на средния и дори малкия бизнес към изготвянето на публични доклади, което показва полезността на този механизъм за постигане на корпоративни цели. Малките участници на пазара са разбрали разбирането, че информацията относно спонсорството на спортни клубове и покровителството над художествено училище, дори и с ниски финансови разходи, със сигурност трябва да стане публична.
Основните адресати на публичните доклади са:
- широк кръг от обществото - потребители на услуги и стоки, населението на региона, в който компанията работи;
- бизнес партньори - основатели на компании, членове на борда, представители на обслужването на клиенти, изпълнители и дори конкурентни организации;
- средства за масова информация;
- служители на компанията.
Публичният доклад е документ, адаптиран за широк кръг заинтересовани страни, който засяга стила на писане, графичния дизайн и избора на информация за изпращане.
Избор на информация
Продължава събирането на информация за публично докладване. Най-добрият вариант е да се отдели отделен персонал, който да извършва тази работа. В този случай задълженията на служител трябва да включват систематично събиране на информация от всички структурни подразделения на предприятието съгласно проверени критерии.
Такива информационни блокове трябва да включват цялата информация за изпълнението на социални проекти, а именно: срещи с държавни служители, потребители, работа по призиви на граждани, благотворителни събития и др.
Както често се отбелязва в методологичните материали за изготвяне на доклади, самият процес на събиране на информация тласка компаниите към необходимостта от увеличаване на благотворителната подкрепа, създаване на нови социални проекти, обявяване на безвъзмездни средства и т.н.
По правило големите предприятия не измислят свои „рецепти“за изготвяне на публични доклади, а използват ГОСТ ISO 26000 „Насоки за социална отговорност“, който групира всички основни цели на създаването на публични документи.
Подаване на информация
Важен критерий за висококачествен публичен доклад е наличието на възприятие за широк кръг от хора. Такива документи трябва да бъдат разбираеми за почти всяко заинтересовано лице, да служат като надежден източник на информация и да не изискват допълнителни искания до компанията за разяснения.
Често публичните отчети имат голям брой графики, диаграми и таблици, което опростява представянето на информация. Снимките също са важна част от качествения публичен доклад.
Практиката показва, че оформлението на публичния доклад трябва да гравитира към брошура, а не към документално представяне. Най-често публичният доклад има хоризонтален формат.
Структурата на документа включва заглавна страница, съдържание, въведение, което може да бъде заменено с приветствена реч от ръководителя на организацията, основната част, заключение и терминологичен речник. Азбучният указател също ще улесни навигацията в документа, но за дължина той може да бъде пропуснат.
Разпространение на публичния доклад
Отпечатаният публичен доклад е предназначен за изпращане до ключови адресати - основатели, както и до бизнес партньори. В електронен вид публичният доклад се публикува на официалния уебсайт и се изпраща на представители на медиите.
За да се информират служителите на организацията, до отделите на организацията се изпраща електронна версия на публичния доклад.
