С какъвто и да е вид дейност, с която се занимава организацията, в течение на живота си тя създава значителни обеми документация, която трябва да бъде запазена. Колкото по-голяма е фирмата и колкото по-широк е обхватът на нейната дейност, толкова по-голям е обемът на натрупаните документи. Естествено, рано или късно възниква въпросът за сортирането и унищожаването на неподходяща документация. Остава да се определи какво може да бъде унищожено и какво все още трябва да бъде запазено.
Инструкции
Етап 1
За да се систематизира документацията, за всеки документ, получен за съхранение, е необходимо да се определи периодът на съхранение, след който документът може да бъде унищожен без риск за организацията.
Използвайте одобрения списък с документи, за които срокът за съхранение е определен от Росархив. Основният документ, от който трябва да се ръководи при систематизирането на този вид документация, е „Списъкът на типичните документи за управление, генерирани в дейностите на организациите, посочващи времето за съхранение“(одобрен от Росархив на 06.10.2000 г.)
Стъпка 2
Проучете също така контролните списъци на отделите, към които ще трябва да прибегнете, ако вашата организация попада под квалификацията на отделите (например има контролни списъци за военни отдели, банкови отдели и др.) За най-често срещаните видове организации също са оформени списъци с документация (например за акционерни дружества).
Стъпка 3
Редица документи подлежат на съхранение в съответствие с техните специфики, например данъчната документация трябва да се съхранява за период от най-малко 4 години, а финансовите отчети - най-малко 5 години.
Стъпка 4
Използването на списъци е най-удобният начин за организиране на документи, тъй като има ясен период на съхранение за всеки тип документация. Не всички документи обаче могат да бъдат категоризирани в списъци. За някои документи периодът на съхранение трябва да бъде определен от самата организация.
За тази цел организацията с подходяща заповед създава експертна комисия, която редовно изследва стойността на документите, определя сроковете за съхранение и унищожава документи, за които срокът на съхранение е изтекъл или не се изисква. Важно е комисията да включва хора, които могат да изчислят уместността на документа и вероятните рискове от загубата му.
