Счетоводното отчитане на разплащанията с кредитори и длъжници е една от ключовите области в работата на счетоводната служба на всяка организация. Актът за съгласуване на взаимните сетълменти е първичен счетоводен документ, използван от контрагентите за контрол на изпълнението на взаимните задължения. Той е съставен под формата на регистър, съдържащ всички операции за изпращане на стоки, предоставяне на работа и услуги и тяхното заплащане за определен период от време.
Формата на акта не е фиксирана на законодателно ниво, поради което всяко предприятие, при спазване на всички изисквания за изготвяне на първични документи, има право да разработи своя собствена версия на акта. Документ, съставен от една от страните по споразумението в два екземпляра и подписан от упълномощено лице, се изпраща на контрагента, който в случай на съгласие с правилността на взаимните споразумения го потвърждава с подпис и изпраща обратно едно копие.
Ако има несъответствия, контрагентът има право да подпише акт, посочващ неточности в счетоводството, или да прикачи свой собствен регистър на сетълментите към документа. Отказът да подпише акта означава, че длъжникът не признава съществуването на задължения към контрагента.
Силно се препоръчва да се остави докладът за помирение в случаите, когато страните си сътрудничат постоянно и планират да подновят съществуващите споразумения в бъдеще и да сключат допълнителни споразумения за тях. Този документ се изисква и в ситуации, когато цената на даден продукт, работа или услуга е висока и продавачът предоставя разсрочено плащане.
Ако страните по споразумението имат взаимни задължения помежду си, след като са съставили акт за помирение, за да ги потвърдят, те могат да ги компенсират. Освен това наличието на наличен регистър на взаимните задължения ще спести време за търсене на първични документи, ако има нужда от изясняване на споразуменията между контрагентите. Декларациите за съгласуване, подписани от страните, също са потвърждение на салдата по сметките за вземания и задължения в края на отчетния период и началото на следващия период при изготвяне на финансови отчети.
Въпреки факта, че докладът за съгласуване не може да се използва в съда като доказателство за сделка и наличието на дълг по него, той може да се използва за удължаване на давността и увеличаване на шансовете за събиране на вземания. Притежавайки подписан акт за помирение, което всъщност означава, че контрагентът признава дълга си, кредиторът увеличава периода, през който може да съди длъжника за плащане на средства. В този случай е много важно да се провери дали авторитетът на лицето, чийто подпис е на документа, е валиден.
