Аналитичната бележка е специален вид сервизна документация. Основната му цел е да насочи вниманието на мениджъра към конкретен проблем. Той съдържа предложения за преодоляване на кризисната ситуация, изброява основните насоки и етапи на дейност. Бележка за политиката не трябва да се бърка с аналитичен доклад. Първият очертава перспективите за развитие на събитията, вторият оценява резултатите от предприетите мерки. Всяка организация има свои собствени изисквания за изготвяне на вътрешни документи. Всяка аналитична бележка обаче съдържа такива части като увод, основна част, заключение, приложения.
Инструкции
Етап 1
Въведение
В тази част от политиката трябва да посочите важността на проблема, с който се свързвате с вашия мениджър. Ясно посочете причините за притеснението си, преценете щетите, получени от организацията. Избройте източниците на информация и методи за анализ, които сте използвали. Установете срокове за разрешаване на проблема.
Например, да речем, че сте ръководител на рекламно пространство за списание. През последните три месеца обемът на продаваната реклама постепенно намалява, въпреки че вашите служители работят усърдно. Разбирате каква е причината, но не можете сами да разрешите ситуацията.
Във въвеждането на аналитичната бележка напишете, че сте констатирали спад в продажбите, направили сте анализ на ситуацията (проверили плановете и отчетите на отдела, разговаряли с всеки служител, организирали вътрешна среща), разработили конкретни идеи, които изпращате на мениджъра за одобрение.
Стъпка 2
Главна част
Тук трябва да разгледате възможно най-подробно всички аспекти на проблема и да предложите решение за всеки от тях.
Маркирайте подразделите в текста с броя на изреченията, като ги заглавявате кратко, но ясно. Във всяка от тях първо посочете отрицателната страна, след това действителната същност на промените, както и прогнозните материално-технически разходи и разпределението на отговорностите между служителите.
Подредете изреченията в намаляващ ред на важност или в хронологичен ред.
Дайте възможно най-много подробности. Това ще ви покаже висока степен на собственост върху ситуацията и разработването на проблема. Избройте аргументите и подкрепящите изчисления. Тук можете да се позовете и на положителния опит, известен в тази област.
За да увеличите обективността на аналитичната бележка, предоставете данни (информация, информация), получени от други структурни подразделения на организацията.
В горния пример основната част на брифинга може да включва предложение за ново заглавие на тема „Домакински уреди“. За тази категория ще бъдат намерени рекламодатели за дълъг период. Планира се да се включат вътрешни журналисти в създаването на рекламни и информационни текстове.
Може също да се направи предложение за разпределяне на служебен автомобил на служителите от отдела за посещение на отдалечени офиси на клиенти, което ще намали загубата на работно време и пътните разходи. Тази теза трябва да бъде потвърдена чрез изчисления, получени в счетоводния отдел.
Стъпка 3
Заключение
Посочете основните констатации за всеки подраздел на основната част. Опитайте се обаче да избягвате директни повторения на основния текст. В същото време се уверете, че изреченията, които не са посочени в основната част, не се появяват внезапно в текста на заключението.
Бъдете кратки, но убедителни. Едно заключение не може да противоречи на друго. И всички те трябва да бъдат логични и да съдържат положителна прогноза за близкото бъдеще.
Заключителната част на вече разглеждания пример ще съдържа заключение за въздействието на новата категория върху увеличаването на рекламните продажби. Прогнозните цифри могат да изглеждат така: предвижда се привличане на 5 рекламодатели за период от 6 месеца с бюджет от 50 хиляди рубли.
Стъпка 4
Приложения
Допълнителните материали, събрани в специален раздел, ще увеличат надеждността на вашите изявления, илюстрират предоставената информация. Можете да поставите таблици, графики, диаграми и други визуални материали в приложението.
