Някои компании имат документация от десетилетия. За да предотвратите набръчкване или загуба на важни хартии, те трябва да се съхраняват в папки от твърд картон или пластмаса. Дайте на всеки договор отделен номер за идентификация.
Инструкции
Етап 1
За да улесните намирането на желания договор, водете книга на записите. Дайте на документа номер и го въведете в този дневник. В допълнение към номера въведете датата на договора. Записът в дневника трябва да изглежда така: 1. Договор № 123TP от 22.02.2011г. В бележките можете да посочите същността на договора, когато това се изисква от корпоративния стил на документация.
Стъпка 2
Ако във фирмата има няколко юридически лица, създайте отделна книга на договорите за всяка. Използвайте конвенционални символи във вашата нотация. Например запишете договорите на Маша и мечките OJSC като 123MM. И маркирайте ценните книжа от ЗАО "Три прасенца" с 123TP. Задайте числата, за да избегнете объркване.
Стъпка 3
Когато споразумението е преминало всички одобрения, подписани от генералните директори на двете страни, са поставени печати, то може да се подаде в папка. Изберете папки с твърда корица - те ще гарантират безопасността на документите. Всяко юридическо лице се нуждае от собствена папка.
Стъпка 4
Преди чаршафите. Вземете перфоратор и пробийте нови дупки. Поставете документа в папка и го закрепете със специални антени. Отделете един договор от друг с празен лист А4.
Стъпка 5
Можете също така да подадете договори по друг начин. Това ще изисква прозрачни файлове. Поставете всеки документ в отделен файл и го фиксирайте в папка.
Стъпка 6
Не съхранявайте твърде много договори в една папка - те могат да се набръчкат. Папката трябва да се затваря лесно, отделните листове не трябва да стърчат.
Стъпка 7
За съхранение на папки с договори имайте отделен рафт в килера. В папката напишете годината и юридическото лице, което притежава документите. Това ще ви позволи бързо да намерите правилните документи, ако е необходимо.
Стъпка 8
Не е необходимо да държите папки с договори отпреди три години по всяко време. Подредете ги в картонени кутии, като подпишете годината и юридическото лице, за което се издават документите. Изпратете кутиите до склада. Изберете сухо място за съхранение. Влагата е вредна за хартията.
