Правилата на деловия етикет изискват да не се оставят без отговор писма, получени от колеги и партньори. Специална роля в официалната кореспонденция принадлежи на писмото за потвърждение. Този документ фиксира предварителни споразумения, фактите за получаване и предаване на каквато и да е информация, желанието за участие в определено събитие и т.н. Има добре установени ключови фрази за всеки тип писмо за потвърждение.
Инструкции
Етап 1
Подгответе стандартен формуляр А4 за писане на писмо за потвърждение. В горния ляв ъгъл не забравяйте да поставите информация за вашата организация: трите имена, юридически адрес с пощенски код, телефони за контакт, първичен държавен регистрационен номер (OGRN) и друга информация. В горния десен ъгъл посочете данните на адресата: име на организацията получател, длъжност, фамилия и инициали на лицето, на което се изпраща писмото за потвърждение, пълен пощенски адрес.
Стъпка 2
Формулирайте заглавието на вашия имейл. Това ще улесни получателя да го идентифицира и ще улесни организирането в архивите на вашата организация. Заглавието трябва да е кратко и информативно, например: „При получаване на споразумение за доставка от LLC„ NNN “или„ При потвърждаване на присъствието на семинара 02.02.2002 г. “. Въведете заглавието отляво под подробностите за вашата организация.
Стъпка 3
Отстъпете 2-3 реда от заглавието и напишете съобщение до адресата. Използвайте стандартната форма на официално обръщение към бизнес партньори: "Уважаеми Иван Иванович!" или "Уважаеми господин Иванов!"
Стъпка 4
В основната част на писмото за потвърждение опишете накратко факта, че вашата организация е получила всякакви документи, стоки, услуги от адресата. Формулировката трябва да бъде лаконична и да не надвишава 1-2 изречения: „AAA LLC потвърждава получаването на 2 (два) копия от споразумението за доставка от 12.02.2011 г. № 34“.
Стъпка 5
Ако писмото потвърждава постигнатите преди това споразумения, трябва да опишете накратко тяхната същност. Например се проведе разговор между генералните директори на предприятията, в който те изразиха намерението си за взаимно изгодно сътрудничество, постигнато по време на преговорите на 29 януари 2010 г. Моля, изпратете документите, необходими за сключване на споразумение."
Стъпка 6
Завършете писмото за потвърждение с фраза, изразяваща благодарност и надежда за дългосрочно сътрудничество. Ако е необходимо, можете също да поискате допълнителна информация или документи в края на писмото: "Потвърждаваме участието си в семинара по екологични проблеми на 23 май 2008 г. Моля, изпратете въпросника на участника на нашия адрес."
Стъпка 7
Отпечатайте писмото в два екземпляра и подпишете с ръководителя на организацията. Ще изпратите едно копие до адресата по пощата, а второто - ще го поставите в собствения си архив за съхранение.
