Писмото за потвърждение е израз на уважение към организация, която се е обърнала към вас с оферта. Дори и да откажете, потвърждаването, че въпросът не е пренебрегнат, ще ви даде възможност да не обидите опонента си и ако е необходимо, да се върнете към диалога по-късно.
Необходимо
- - подробности за вашата компания;
- - подробности за фирмата на адресата.
Инструкции
Етап 1
Ако пишете писмо за потвърждение от името на компания или организация, направете го на бланка. Главата на документа трябва да съдържа името на вашата компания, нейния юридически адрес, основен държавен регистрационен номер, индивидуален номер на данъкоплатеца, телефони за контакт, понякога се посочват уебсайтът и имейл адресът на компанията. Цялата тази информация трябва да се намира в горния ляв ъгъл на лист А4. Ако писмото е изпратено от частно лице, напишете вашето фамилно име, собствено име, бащино име, адрес за постоянно пребиваване и информация за контакт.
Стъпка 2
Срещу данните на подателя, отдясно напишете данните на адресата: име на организацията, пощенски адрес, длъжност и фамилия, собствено име, бащино име на лицето, на което това писмо за потвърждение трябва да бъде доставено лично.
Стъпка 3
По-долу вляво посочете датата на подготовка на документа и серийния му изходящ номер. След това в средата напишете името на писмото, което трябва да отразява неговата същност и съдържанието на въпроса. Например „Потвърждение за получаване на покана за семинар“.
Стъпка 4
След това напишете текста на самото писмо. Той трябва да бъде кратък, конкретен, без излишни думи и емоции. Вашата цел е просто да изясните на адресата, че предложението му или се приема, или просто не се пренебрегва. Не е задължително да се съгласите с предложението с писмото си, но можете да покажете внимание и уважение, дори ако откажете нещо, най-важното е реакцията за поддържане на връзката. Можете просто да потвърдите получаването на покана за събитие или получаването на тази или онази информация. В текста на писмото се обърнете към адресата по име и бащино име.
Стъпка 5
Писмото трябва да бъде отпечатано в два екземпляра и подписано от ръководителя на организацията или подателя, ако той има право на това. Едното копие остава при вас, второто се изпраща на адресата.
