Някои организации използват бизнес писма в работата си. Едно от тях е потвърдително писмо. Изпраща се, за да се потвърди получаването на всякакви материали, информация и други документи. Той е съставен в писмена форма и под всякаква форма. Каква е процедурата за съставяне на това писмо?
Инструкции
Етап 1
Разберете писмото за потвърждение на бланката на организацията, разбира се, не е необходимо, но ще бъде по-добре. В горния десен ъгъл посочете подробностите за вашата организация, по-долу напишете, до кого е адресиран този документ, например генерален директор на Vostok LLC Иванов Иванович.
Стъпка 2
Много организации записват входящи / изходящи съобщения в дневници, така че е препоръчително да посочите серийния номер на кореспонденцията и датата на компилиране. Също така оставете празен ред за същите данни за адресата.
Стъпка 3
След това в центъра посочете заглавието, т.е. темата на писмото, например за увеличение на цените на услугите. След това напишете името или длъжността на лицето, за което кандидатствате, например, Уважаеми г-н Иванов. Не забравяйте, че не се допускат съкращения.
Стъпка 4
След това напишете целта на писмото, например: „Информираме ви, че сме прочели вашата ценова листа и сме готови да си сътрудничим в бъдеще“.
Стъпка 5
Следва основната част на писмото, но не се изисква. Тук можете да посочите условията, например при съгласие за сътрудничество и друга информация.
Стъпка 6
Следва финалната част на писмото за потвърждение, чието съдържание зависи от степента на вашето познаване с адресата, това могат да бъдат фрази: „Искрено …“, „Искрено ваш …“или „С най-добри пожелания….
Стъпка 7
Към писмото за потвърждение могат да се съставят прикачени файлове, например графики, всякакви изчисления. Това се прави, за да не се затрупва писмото с ненужна информация и за да се чете лесно. В текста просто трябва да се обърнете към тези източници.
Стъпка 8
В края на писмото ръководителят трябва да постави подписа и печата на организацията. Изпратете вашето бизнес писмо по пощата или го предайте лично. Някои хора използват електронна поща за това, което значително спестява време.
