Писмо до клиента се пише, ако е невъзможно да се изпълнят задължения към него от вашата организация, ако той не е превел пари за доставените стоки и ако има нужда да го информирате за новия асортимент.
Инструкции
Етап 1
Започнете писмото си, като попитате някой, представляващ организацията на клиента. В тази част на писмото са подходящи изрази на учтивост като „Скъпи Иван Андреевич“, „Господин Ремизов“. Ако фирмата клиент няма конкретно лице, с което са установени отношения, свържете се с „Уважаеми господа“.
Стъпка 2
Представете се с името на вашата организация. Използвайте стандартни фрази, например „MontazhSpetsStroy LLC иска да изрази нашето уважение към вас и да пожелае просперитет на вашата организация“. Това ще ви позволи да ориентирате клиента си, четейки основния текст, той няма да задава въпроса кой е адресатът на писмото.
Стъпка 3
Формулирайте причината за писмото. Формата на писане и съдържанието на съобщението зависи от това. Най-честата причина за писане на писма до клиент е неплащането на доставените стоки или предоставените услуги. В този случай се обърнете към съответната клауза на споразумението, посочете, че клиентът е отговорен за плащането на фактурата в рамките на определен срок. Ако това не е първото ви писмо по тази тема, апелирайте за отговорността на клиента за неизпълнение на задълженията, предписани в клауза X от договора за доставка. Моля, имайте предвид, че в случай на неплащане на сметки, ще трябва да се обърнете към съда.
Стъпка 4
Извинете се на клиента, ако причината за написването на писмото е невъзможността да му достави стоката в рамките на сроковете, посочени в договора. Не се опитвайте да обяснявате причините, поради които пропускате времето за доставка, клиентът не се интересува от това, по-добре е да го информирате за колко време вашата организация ще може да изпълнява задълженията си по договора. В края на писмото използвайте фразите „Благодаря ви за разбирането“, „Надяваме се за по-нататъшно сътрудничество“.
Стъпка 5
Информирайте клиента за новата продуктова линия, предлагана от вашата компания, ако вашият партньор не е запознат с променения асортимент. В такова писмо е желателно да се посочи какви отстъпки ще получи клиентът при съставяне на нови договори за доставка като редовен клиент.
Стъпка 6
Абонирайте се в края на писмото. Оставете вашата информация за контакт, така че клиентът да знае как да се свърже с вашата организация. Пожелайте всичко най-добро на организацията и лицето, което я представлява.
