Срещата в екип може да бъде ефективен начин за анализ на различни работни ситуации, включително конфликтни ситуации. Той публично обсъжда спорни въпроси и взема решения, които са задължителни за всеки служител. Колективната среща трябва да бъде предшествана от много подготвителна работа.
Инструкции
Етап 1
Формулирайте основната тема на срещата. По правило се провежда колективна среща по един актуален въпрос. Това може да бъде например анализ на работата на организацията за годината или преминаване към намалено работно време.
Стъпка 2
Помислете над дневния ред. Нейните точки ще бъдат конкретни въпроси, които трябва да бъдат обсъдени. Трябва да са поне две и не повече от пет. Подредете въпросите в низходящ ред. Ако темата на срещата е доста широка, поставете „Разни“като последна точка от дневния ред. Тук можете да се отклоните малко от основната тема и да обсъдите малки проблеми, които засягат екипа в момента.
Стъпка 3
Подгответе високоговорители. Компетентен служител, чието мнение се счита за авторитетно в екипа, трябва да говори по всяка точка от дневния ред на събранието. Предупредете го за предстоящия доклад 1-2 седмици предварително, за да може човекът спокойно да обмисли своето послание. 2-3 дни преди срещата говорете с всеки оратор, уверете се, че текстът на речта му е готов и съответства на посочената тема.
Стъпка 4
Подгответе стаята за срещи. Добре е, ако вашата организация има зала за събрания или друга стая за срещи. В противен случай използвайте възможно най-голямата стая. В деня на срещата ще трябва да бъдат инсталирани достатъчно столове и проектор, компютър и микрофон, свързани и настроени, ако има такива. Можете също така да уредите предварително за всеки участник в срещата специални папки с документи, които да бъдат обсъдени.
Стъпка 5
Уведомете всички служители за датата, часа и мястото на срещата. Използвайте един от традиционните методи: публикувайте информация на табло за съобщения, изпратете имейл, обадете се на ръководителите на структурни отдели, разговаряйте лично с всеки служител. Вашият избор ще зависи от традицията на компанията и броя на служителите.
Стъпка 6
Регистрирайте присъстващите преди започване на срещата. По-късно ще прикачите този списък към протокола. Не забравяйте да започнете срещата в часа, който е планиран и обявен за служителите. Не чакайте закъснелите, покажете важността и сериозността на събитието.
Стъпка 7
Обявете основната тема на срещата и проблемите, които ще бъдат разгледани там. Помолете екипа да избере председател и секретар за срещата. По правило за председател се избира ръководителят на организацията или негов заместник, а за секретар служителят или офис мениджърът. Председателят ще проведе срещата, ще поддържа реда и ще спазва правилата. Задълженията на секретаря включват поддържане на подробен протокол: запис на речите на лекторите, въпроси към тях, дискусии и предложения.
Стъпка 8
Придържайте се към установения график за говорене, в противен случай срещата ви рискува да се проточи до полунощ и никога да не взема никакви решения. По правило основните лектори имат на разположение 15-20 минути, но не повече от 30. Съучастниците по второстепенни въпроси трябва да бъдат в рамките на 10-15 минути. Речта на участника от публиката е ограничена до 2-3 минути. Можете да отговорите на въпрос не повече от 5 минути. Ако времето е надвишено, бъдете категорично напомнени за правилата.
Стъпка 9
След като дневният ред на заседанието е уреден и всички изнесат реч, обобщете накратко срещата. Ако са взети важни решения, техният проект трябва да бъде прочетен на глас на всички присъстващи.
Стъпка 10
В рамките на два дни след срещата трябва да подготвите окончателната версия на протокола и взетите решения. Протоколът трябва да бъде съгласуван и подписан от председателя на събранието. Обърнете внимание на решенията и сроковете за тяхното изпълнение на всички служители, които трябва да ги изпълнят.
