Във всяка организация, дори и малка, се издават и съхраняват много различни поръчки и заповеди. Ако всички те бъдат регистрирани и регистрирани в едно нещо, то рано или късно това ще доведе до объркване. А представителите на контролните органи едва ли ще одобрят подобно водене на документация.
Инструкции
Етап 1
За да разделите правилно поръчките, издадени в предприятието, трябва да се ръководите от следните документи:
- одобрен от Росархив "Списък на типичните документи за управление, генерирани в дейностите на организацията, посочващи времето за съхранение";
- инструкции за работа в офиса (разработени от управителния орган).
Въз основа на тези документи във всяко предприятие трябва да се разработи номенклатура на делата. Въз основа на него се разделят заповеди, инструкции и други документи.
В зависимост от големината на предприятието и неговата структура, разработената номенклатура на делата може да бъде разделена на отдели с посочване на буквения код, или може да бъде обща.
Във всеки случай всички поръчки в предприятието условно се разделят на поръчки за основни и икономически дейности и поръчки за персонал.
Стъпка 2
Поръчките за основните и стопански дейности по правило се съхраняват от секретаря (освен ако не е посочено друго в отделна заповед). Той също така отговаря за регистрирането, съхраняването и архивирането на тези поръчки.
Документите се различават по отношение на времето за съхранение. Поръчките за основната дейност на предприятието (за организационната структура, за одобряване на щатната маса, за извършване на промени в нея и др.) Имат линии за съхранение - постоянно. В края на календарната година те се предават в архива на предприятието.
Поръчки по икономически и оперативни въпроси се съхраняват в продължение на 5 години. Те са номерирани последователно без буква. Ако обемът на поръчките, издадени в предприятието, е голям, през годината те се разделят на обеми. След изтичане на срока за съхранение те се унищожават с регистрацията на съответния акт.
Стъпка 3
Разпорежданията за персонал се съставят и съхраняват в отдела за управление на персонала на предприятието. Различават се и по срока на годност.
Отделен случай са заповедите за приемане, уволнение и преместване със срок на съхранение 75 години. Тук се подават и заповеди за смяна на фамилията, дългосрочно командироване, дългосрочно временно преместване на служители и др. Тези документи се регистрират в дневника, имат непрекъсната номериране и надписване (най-често „ls“, „k“). В края на годината такива поръчки се зашиват в една папка заедно с регистрационния дневник и се предават в архива.
Стъпка 4
Поръчки за ваканции (редовни, без заплащане и др.), Краткосрочни командировки и трансфери се съставят в отделен файл, те се съхраняват в продължение на 5 години. Към номерацията на поръчките се добавя писмо (например „o“или код на отдел).
Поръчките за събиране имат същия период на съхранение. Препоръчително е обаче да ги съхранявате отделно, тъй като те са придружени от аналитични материали (обяснителни бележки, протоколи, уведомления и решения на синдикалния комитет и др.).
След изтичане на периода на съхранение тези поръчки се унищожават.
Стъпка 5
Също така се препоръчва поръчките за промоция да се пазят отделно (период на съхранение - 75 години). В отделен случай се подават заповеди за повишаване както на собственото им предприятие, така и на техния началник. Делото се завежда в архива, както е оформено.
