При съставянето на заповеди за персонал е необходимо да се обърне голямо внимание на тяхното правно значение. За да бъдат правно обвързващи, те трябва да съдържат редица необходими подробности, включително индекса за регистрация или, с други думи, номера на документа. Правилата за регистриране на поръчките се определят от местния документ на институцията, но има и общи правила.
Инструкции
Етап 1
Поредният номер на поръчката за персонала е и нейният регистрационен номер (индекс). Номерирането на всички заповеди (заповеди) за персонал трябва да се съхранява през служебната година поотделно за всяка група административни документи в специални регистрационни форми.
Работната година обикновено съвпада с календарната година (1 януари - 31 декември). Но има изключения, например институции за култура, образование и т.н., в които офисната година започва на 1 септември.
Стъпка 2
Като начало разграничете всички поръчки в отделни групи. Разделете хартиите според срока им на годност на документи за дългосрочно съхранение и документи за краткосрочно съхранение.
В големи организации с голям брой служители за удобство изберете няколко групи на хомогенна тема в рамките на масива от поръчки със същия период на съхранение.
Например документите за дългосрочно съхранение могат да бъдат разделени на групи: заповеди за допускане, заповеди за уволнение, заповеди за прехвърляне. И документите за краткосрочно съхранение могат да бъдат разграничени по серии: поръчки за ваканции, поръчки за командировки.
В организации с много голям брой персонал понякога е необходимо да се разработят писмени обозначения на заповеди за всяка категория персонал.
Стъпка 3
Освен това регистрирайте всяка от тези групи заповеди за персонала в специални форми. Като регистрационен формуляр можете да използвате дневник, регистрационни и контролни карти или електронна система за управление на документи. Всяка от тези форми има предимства и недостатъци.
Картите за регистрация и контрол и електронните картотеки, които обикновено се дублират, са по-удобни за организиране и търсене. Дневниците осигуряват повече информационна сигурност.
Регистрационните формуляри нямат строг стандарт, но обикновено съдържат следната информация:
- датата;
- сериен номер на поръчката;
- кой е подписал (длъжност, фамилия);
- резюме на поръчката;
- основа;
- изпълнител.
Стъпка 4
Сега, за да номерирате поръчки по кадър, просто трябва да погледнете в съответния дневник и да присвоите следващия индекс на документа.
