Когато има натрупани твърде много документи и те са на една купчина, може да е трудно да се разбере кой за какво се отнася. Намирането на правилния документ е още по-трудно. За да разрешите този проблем, трябва да подредите документите си. Описаният метод е подходящ не само за организиране на документи на хартия, той е напълно приложим за документи в електронна форма, разбира се, с незначителни предположения.
Инструкции
Етап 1
Организирането на вашите документи е лесно, дори ако има твърде много от тях. Прегледайте всички налични документи и направете списък с категориите, по които ще ги сортирате. Определете дали в този списък ще има подкатегории. Например в общата категория договори могат да се разграничат договори за доставка, за предоставяне на услуги. Сред поръчките подчертайте общите поръчки, свързани с дейността на компанията, и поръчките за персонал.
Стъпка 2
След като списъкът с категории е завършен, определете как и къде ще поставите документите. Съгласете се с управлението на разходите за закупуване на офис консумативи (папки, файлове, цветни стикери), тъй като сортирането и разпространението на документи е по-приятно, ако не се налага да бъркате със стари разпадащи се папки.
Стъпка 3
Сортирайте наличните документи според списъка, който сте съставили. Поставете ги в отделни купчини. Ако е необходимо, напишете върху тях с молив или залепете стикер (за да не се объркате по време на процеса на сортиране).
Стъпка 4
Оценете дали документите от една категория (подкатегория) ще се поберат в папката и ги подайте. По-добре е да подредите документите според датата на тяхното изготвяне. Като правило в ежедневната работа документите се подават така, както са създадени, като най-новите документи са в горната част. При прехвърляне на дела в архива редът се променя (отгоре е най-ранният документ, отдолу - най-късно до датата на създаване).
Стъпка 5
Ако подавате документи от различни години в една и съща папка, визуално отделете едната година от другата с цветен стикер или по-голям лист. Такива отметки улесняват значително намирането на желания документ в бъдеще.
Стъпка 6
Направете прикачен файл за следващия документ.
Стъпка 7
Ако е необходимо, съставете регистър на всички папки с документи, като посочите съдържанието на всяка папка, датата на нейното създаване и края на поддръжката, мястото за съхранение и т.н. Подредете папките така, че да е удобно да ги използвате и да не се налага да "пробивате" до тях през един тон хартия.
