Мебелите, които са в баланса на предприятие или организация, не могат да бъдат изхвърлени просто така. Първо трябва да извадите мебелите от баланса, тоест да ги отпишете. А това изисква основателни причини и правилно съставен пакет документи.
Всяка мебел има инвентарен номер. Това може да бъде отделен номер за елемент с висока стойност или един номер за група елементи с малка стойност. По правило веднъж годишно в предприятието се извършва инвентаризация, тоест проверка на наличните мебели, сравняване на действителното количество мебели с декларираното в инвентарния списък. Инвентарният списък се предоставя от счетоводителя на предприятието, който извършва инвентаризацията.
Средната продължителност на живота на модерните мебели е 5 години. След това време мебелите могат да бъдат отписани от баланса на компанията. Също така мебели, които са станали неизползваеми поради нарушаване на експлоатационните условия, подлежат на отписване. Освен това мебелите имат гаранционен срок, след който също могат да бъдат отписани, ако има основателни причини за това.
За отписване на мебели ръководителят на предприятието назначава комисия със специална заповед. Такава комисия обикновено се назначава за срок до 1 година. Тази комисия провежда заседание, за да разгледа въпроса за извеждането от експлоатация на мебели. В потвърждение на заседанието на комисията се съставя протокол. Протоколът от заседанието на комисията за разпореждане с дълготрайни активи трябва да посочва:
- пълното наименование на предприятието;
- председател и състав на комисията;
- дневен ред: отписване на финансови активи;
- списък на инвентара на фирмата, който трябва да бъде отписан с посочване на инвентарните номера, количество;
- резултати от гласуване: брой гласове „за“, брой гласове „против“, единодушно и т.н.;
- решението на комисията.
Всеки от членовете на комисията трябва да постави личен подпис под данните, въведени в документа.
В допълнение към протокола от заседанието на комисията, пакетът от документи за отписване на мебели включва дефектен акт, акт за отписване на нефинансови активи и доклад за оценка.
В дефектния акт се посочват още пълното име на предприятието, фамилията и инициалите на ръководителя на предприятието, съставът на комисията, наименованието на дълготрайните активи, представени за отписване, както и причините за отписването изключен. Такива причини включват дефекти, възникнали по време на продължителна експлоатация:
- деформация на металната рамка;
- необратим ефект на корозия върху метални елементи на мебелите;
- напукване, разслояване, подуване, деформация на дървени части от мебели;
- прегаряне, влошаване на мебелната тапицерия;
- образуването на сълзи, надрасквания;
- образуването на неотстраними петна по дървени, метални части на мебели, както и върху тъканта на тапицерията на мека мебел;
- вдлъбнатини, сплъстяване на печатни материали;
- чипове, драскотини, пукнатини по работната повърхност;
- загуба на естетически свойства;
- влошаване на крепежни елементи, панти на вратите, дефекти в шипните фуги, напукване на дървени дюбели, разхлабване на възлови връзки и др.
Също така трябва да се състави акт за оценка на дълготрайните активи, който отразява информация за отпадъците, получени в резултат на обезвреждането, които могат да донесат доход на предприятието. В повечето случаи това са чипс и скрап. Актът посочва количеството получени материали, тяхната цена и общите разходи.
Актът за отписване на нематериални активи, който е съставен на стандартен формуляр, посочва:
- наименованието на дълготрайните активи, представени за отписване,
- инвентарен номер,
- година на въвеждане в експлоатация,
- брой месеци на работа,
- брой единици дълготрайни активи,
- балансова стойност на имоти, машини и съоръжения,
- Име на фирмата,
- името на финансово отговорното лице.
В дефектния акт, акта за оценка и акта за отписване членовете на комисията трябва да поставят личен подпис с препис.
Пълен пакет документи за отписване на мебели на предприятието, включително протокол от заседанието на комисията, дефектния акт, акта за оценка, акта за отписване на нефинансови активи, подписан от всички членове на комисията, председателят на комисията, с печата на фирмата се представя в счетоводния отдел на дружеството, където се взема окончателното решение и се изпраща до негодността на мебелите се отстранява от баланса на предприятието.
