Изходящите документи са официални писма, които организацията изпраща на трети страни адресати (доставчици, потребители, регулаторни органи и т.н.) или колеги от други градове. По правило двама служители споделят отговорността за обработката на тази кореспонденция: съставителят и чиновникът. Първият е отговорен за подготовката и съгласуването на текста. Вторият регистрира писмото, изпраща оригинала до местоназначението и съхранява копие на услугата.
Необходимо
- - фирмена форма;
- - компютърът, на който е инсталиран текстовият редактор;
- - дневник за регистрация на изходяща документация.
Инструкции
Етап 1
Ако сте компилатор
Подгответе проект на документ. Изходящите писма могат да бъдат активни и отзивчиви. В първия случай започвате (инициирате) кореспонденция с друга организация или конкретно лице по който и да е официален въпрос. Писмото за отговор трябва да съдържа информация, съответстваща на получената заявка.
Стъпка 2
Отпечатайте писмото в два екземпляра на бланката на вашата организация. Уверете се, че горната част на документа, така наречената „заглавна част“, е форматирана правилно. В допълнение към данните за компанията, намиращи се във формуляра вдясно, той включва данните на адресата и заглавката на писмото.
Стъпка 3
В горния ляв ъгъл въведете заглавието, инициалите и фамилията на лицето, на което е предназначен документът, адреса на организация или физическо лице. Процедурата за посочване на информация трябва да бъде абсолютно същата, например:
"До генералния директор на LLC" Volna"
И. И. Сидоров
Ул. Рабочая, 37, офис четиринадесет, Саратов, 109235.
Стъпка 4
Вдясно, под данните на вашата организация, поставете заглавието на писмото. То трябва да е кратко, да отразява ясно съдържанието на текста. Например: „За извършване на планова проверка на санитарното състояние на сграда“или „За предоставяне на информация за къщи, нуждаещи се от основен ремонт“.
Стъпка 5
Започнете основния текст, като се обърнете към адресата и посочите причината, поради която му се изпраща това писмо. Например: „Уважаеми Иван Иванович! Информираме ви за планирана проверка на санитарното състояние на наетата сграда на 14 януари 2011 г.”.
Стъпка 6
Ако към изходящия документ има прикачени файлове, избройте ги след основния текст, например: „Прикачен файл на 3 страници. в 1 екземпляр. В самото дъно на последната страница на текста трябва да бъде посочен създателят на документа. Като правило авторът на писмото пише своето фамилно име, инициали и служебен телефон по-малки от основния шрифт.
Стъпка 7
Проверете писмото при вземащите решения във вашата организация във всяка посока. Например документи, включващи разходването на средства, се заверяват от счетоводител, а отговорите на искане от данъчната служба се подписват от адвокат. Служителите на организацията, които одобряват писмото, поставят личните си подписи с препис върху втория екземпляр в края на текста, под мястото за визата на ръководителя. След получаване на необходимите одобрения изходящият документ се подписва от ръководителя на организацията.
Стъпка 8
Изпратете договорения и подписан документ на чиновника. Ако искате да запазите копие, отпечатайте допълнително копие. Помолете служителя да му постави изходящ номер.
Стъпка 9
Ако сте чиновник
Приемете изходящото писмо от автора. Проверете наличността и коректността на основните детайли, визите за одобрение, информация за създателя и подписа на мениджъра. Обърнете внимание на наличието на прикачени файлове към писмото.
Стъпка 10
Запишете информацията за документа в дневника на изходящата поща. Ако вашата организация е преминала към електронно управление на документи, продължете в съответствие с инструкциите за поддържане на базата данни. Няма строги правила за регистрация за традиционния дневник на хартия. На практика обаче най-често се използва таблица със следните колони:
- датата;
- номер на изходящия документ;
- адресат;
- резюме (заглавие);
- създателят на документа;
- Забележка.
Стъпка 11
Изходящият номер се формира, както следва. Първо посочете номера на списъка на запасите в папката, в която се съхраняват копия на изходящи съобщения. Напишете серийния номер на определена буква чрез тире или наклонена черта. Ще получите: "01-14-256" или "01-14 / 256", където 01-14 е номерът на делото, 256 е номерът на документа.
Стъпка 12
Въведете изходящия номер в специалния ред на формуляра. За писмо за отговор не забравяйте да посочите и номера на входящия документ, с който е свързан. Запечатайте първото копие на писмото (без визи за одобрение) в плик и го изпратете на адресата. Подайте копие на документа в съответната файлова папка.
