Когато се подготвя съвместен проект между различни организации или подразделения на едно предприятие, често е необходимо да се обсъдят отделни подробности и условия за изпълнение. В този случай се стартира координационен механизъм, който позволява, като се вземат предвид интересите на страните, да се изработи обща позиция по целия списък с въпроси. Дизайнът на такова писмо е подчинен на общите закони за офис работата, но има някои особености.
Инструкции
Етап 1
Подгответе списък с въпроси, които трябва да бъдат договорени. По правило писмото, съдържащо такива условия, е независим документ, предшестващ сключването на основния договор. В някои случаи той може да се използва като вътрешен документ, необходим за разработване на общо решение и изискващ потвърждение за допустимост от различни услуги (сигурност, правна, финансова, дизайн и др.). В други случаи той е готов да обсъди спорни въпроси с партньорски организации в работата по съвместен проект.
Стъпка 2
За да изготвите апелативно писмо до контрагент, ще ви трябват неговите данни и самите условия, които са предмет на споразумение. Започнете писмото, като посочите адресата в горния десен ъгъл (име на партньорската организация, заглавие, фамилия и инициали на отговорното лице). Тук информирайте накратко темата на писмото "за одобрение …". В този случай не е необходимо да пишете името на документа. Първата фраза на писмото ще бъде призив по име и бащино име към лицето, отговорно за разработването на частта от проекта, която ръководи тяхната организация. Разбира се, като не забравяме да добавим думата „Уважаеми“. След това поискайте да разгледате предложените условия, като дадете списък с тях, и вземете решение за одобрение.
Стъпка 3
В последната част на писмото информирайте крайния срок, в който е необходимо да се изпълни споразумението, и направете необходимите изменения или приемете предложението изцяло. Следва датата на писмото, подписът на отговорното лице и преписът му в скоби.
Стъпка 4
Моля, обърнете внимание, че писмото за одобрение може да бъде или основният документ, обезпечаващ условията на предварителното споразумение, или придружаващ документ. Писмото, към което ще бъде приложен протокол за одобрение или друг документ под формата на списък или списък, ще трябва да съдържа елемента "Приложение". В него посочете приложените документи (като преди това сте ги номерирали), предложени за съгласие от страните.
