Изхвърлянето на документи е много сложен и отнема време процес. По правило в архивите на организации се натрупват много документи, които след изтичане на давността трябва да бъдат унищожени, тоест унищожени. Много е важно правилно да попълните цялата документация, свързана с унищожаването на архива. Един от основните документи е актът.
Инструкции
Етап 1
Първо, трябва да се отбележи, че преди да унищожите документите, трябва да направите инвентаризация на тях, тоест да проверите отново всички дати, наличност и тайна. Има документи, които трябва не само да бъдат изхвърлени, но изгорени (или унищожени в шредер), за да не се разкриват търговски тайни.
Стъпка 2
Не забравяйте да направите опис на документацията, която ще бъде изхвърлена. Също така, със заповед, назначете лицата, които ще бъдат включени в експертната комисия. Сред тях отделете председателя, отговорен за прехвърлянето на документи в счетоводния отдел.
Стъпка 3
Самият акт за разпореждане с документи, които са изтекли давностния срок, няма единна форма. Следователно можете да го съставите под всякаква форма.
Стъпка 4
Първо, посочете подробностите за организацията, те могат да бъдат разположени както в горния десен ъгъл, така и в левия. Тук се посочва името на организацията според учредителните документи, структурно звено, банкови данни, адрес и контакти.
Стъпка 5
Малко отдолу вдясно напишете „Одобрявам“, отдолу посочете мениджъра и оставете полето под неговия подпис и датата на съставяне.
Стъпка 6
Отдолу, в центъра, напишете „Акт за разпределяне и унищожаване на документи, които са изтекли“. След това, в реда по-долу, посочете основата, т.е. реда (заповедта) на главата. След това избройте лицата на експертната комисия, като посочите имената и длъжностите им.
Стъпка 7
След това напишете нещо подобно: „Експертната комисия, ръководена от (списък, опис), разпредели документи за унищожаване, които са загубили давността“. След това посочете данните под формата на таблица, която трябва да съдържа колони като сериен номер, дата на документа, заглавие, обяснение, брой документи, номер на документа в инвентара (списък).
Стъпка 8
След таблицата обобщете, т.е. посочете броя на документите, които трябва да бъдат рециклирани. Освен това актът трябва да бъде подписан от всички членове на комисията. И председателят трябва да подпише, че документите в пълен размер ще бъдат предадени за рециклиране. В края поставете датата на съставяне и запечатайте всичко със синия печат на печата на организацията.
