В кадровите служби на организации, предприятия се съхраняват голям брой документи: заповеди за наемане, предоставяне на отпуски, трансфери, награди, допълнителни парични плащания, уволнения и други. Важността на запазването на такива документи се дължи на необходимостта от водене на записи на документите на всеки конкретен служител. Задачата за правилно и бързо оформяне на документи по делото е поверена на кадровиците.
Инструкции
Етап 1
Образуването на дела е поставяне на изпълнени документи в дела. Групирайте документите по дела за всяка календарна година, с изключение на случаите, които са били образувани първоначално и не са в рамките на една календарна година. Такива случаи включват: лични досиета на студенти, служители, работници, съдебни дела, дела за пенсии, медицинска история, както и други счетоводни документи.
Стъпка 2
Окончателното формиране на личните досиета на студенти, студенти, специализанти следва да се извърши след завършване на образователна институция или следдипломно обучение; работници и служители - при уволнението им; медицинска история - след осигуряване на изписването на пациента; съдебни дела - веднага след края на процеса и връчването на решението; пенсионни дела - след прекратяване на пенсионните плащания.
Стъпка 3
Когато се подготвяте за архивно съхранение, комбинирайте личните досиета на служителите, които бяха уволнени, в лични досиета, ако броят на листовете не надвишава двеста и петдесет. Същото се отнася и за лица, които са завършили образователна институция. Можете също така да създадете индивидуален личен файл като отделна единица за съхранение. Това правило важи за лични файлове с постоянно съхранение.
Стъпка 4
Когато създавате лични файлове, вземете предвид различните периоди на съхранение. По отношение на случаите с дългосрочен и постоянен срок на годност, оформете ги отделно и ги включете в различни инвентаризации.
Стъпка 5
Групирайте поръчките от персонала по дела според установените срокове за съхранение. Във всяко лично дело се вписват документи в хронологичен ред, тоест от началото до края на годината, както и до датата на тяхното одобрение, съставяне, регистрация.
Стъпка 6
Случаите, които се формират от лични акаунти, лични карти, работни книги, както и екипировки от лични файлове, систематизират стриктно по азбучен ред. Когато използвате такъв дизайн, извършете допълнително изясняване, като посочите първите три букви в имената на лицата, за които е отворено лично дело.
