Личното досие е колекция от документи, които съдържат информация за служител от момента на подписване на заповедта за наемане до датата на издаване на заповедта за уволнение. У нас е задължително да се поддържат лични досиета само за държавни служители. Повечето предприятия и организации обаче предпочитат да организират и записват данни за служителите.
Инструкции
Етап 1
Личното досие по правило съдържа следната информация за служителя: личен фиш, копия от документи за образование, копие от заповедта и заявлението за наемане на работа, трудов договор, изменения и допълнения към него, документи за удостоверяване и усъвършенствано обучение, както и други документи, необходими за службата на персонала (копие от свидетелство за брак, акт за раждане, паспорт, военен документ за самоличност и др.).
Стъпка 2
Личното досие на всеки служител се съставя в отделна папка с картонена корица - подвързващо вещество. Той съдържа реквизитите: фамилия, име, бащино име на служителя, дата на откриване на делото. След уволнението на служителя личното досие се закрива. Документите трябва да бъдат изпратени в архива непременно.
Стъпка 3
Затворените лични дела се номерират, съставя се вътрешен опис на документите по делото. Документите в папката се събират в хронологичен ред - от момента на пристигане на служителя до датата на уволнението. В същия ред се съставя вътрешен опис. Номерирането на листите от инвентара е отделно от номерирането на документите от личното дело.
Стъпка 4
Личните досиета на служителите се издават само на управителя или други лица по заповед на управителя, както и на самия служител. Информацията, съхранявана в лично досие, е поверителна, което означава, че не може да бъде разкривана на непознати. Забранено е да се правят промени в предишните документи от личното досие, както и да се извличат.
Стъпка 5
Отделът по човешки ресурси води само записи на настоящите служители. Документите на уволнените служители се прехвърлят в архива. Те се съхраняват там 75 години, а личните досиета на мениджъри, мениджъри, както и на лица с награди и степени, са безсрочни.
