Работата на всяко предприятие е невъзможна без служители. Като правило, за да се опрости отчитането на движенията на персонала, някои работодатели използват така наречените лични досиета в хода на своята бизнес дейност. По принцип понятието "лично досие" означава вид архив, съдържащ всички лични данни за работещ служител. Използването на такава счетоводна система не е необходимо за юридическите лица, но за държавните институции личните досиета са задължителен елемент.
Инструкции
Етап 1
Като правило, когато кандидатства за работа, служителят пише заявление за работа. Вие, съгласявайки се да го приемете за длъжността, съставяте заповед (заповед) за приемане. След това направете копия на всички документи, например от паспорт, от свидетелство за брак и т.н.
Стъпка 2
На този етап съставете лично досие. Моля, обърнете внимание, че за всеки служител трябва да бъдат създадени отделни папки. Направете копия на всички поръчки, като например поръчка за работа. Ще ви трябват и копия от трудовата книжка, документ за образование, тоест всички копия на документите, с които разполагате за служителя.
Стъпка 3
След като бъдат направени всички копия, ги подайте. Моля, имайте предвид, че този случай ще се увеличава, докато работите. Тоест, ако срещу този служител се издават заповеди, например заповед за повишение, заповед за назначаване на отговорно лице, заповед за отпуска и т.н., тогава ще трябва да направите копия от тях и да ги подадете на вашето лично досие в хронологичен ред … Това се отнася за всички HR документи във връзка със служителя.
Стъпка 4
Направете вътрешен опис, за да можете лесно да се запознаете със съдържанието на делото. Попълва се и в хронологичен ред. Всички документи в инвентара трябва да имат сериен номер, дата на съставяне, заглавие, брой листове и евентуално някаква бележка.
Стъпка 5
Личните досиета на служителите трябва да се водят от отговорно лице, назначено със заповед на ръководителя. Корекциите са разрешени само от ръката на това отговорно лице и информацията може да се разглежда само в присъствието на това лице.
Стъпка 6
Когато уволнявате служител, затворете личното му досие, т.е. обобщете, номерирайте листовете, напишете общия брой страници, зашийте всичко и го изпратете в архива на организацията, като попълвате списъка за доставка.
