Личното досие на служителя е информация, която отразява всички етапи на взаимоотношенията между служителя и организацията. Той се формира (поддържа и формализира) от орган на персонала или специално упълномощено длъжностно лице. Необходимо е да се изготви лично досие в съответствие с действащите правила за водене на деловодството.
Необходимо
- Папка "Лично досие";
- Документи на служителя (или техните копия);
- Химилка;
- Пробивач на дупки.
Инструкции
Етап 1
Личното дело се стартира след публикуването на заповед за назначаване на служител на длъжност.
Стъпка 2
Личното досие включва: вътрешен опис на документи; въпросник и личен лист за досиетата на персонала; резюме;
копия на образователни документи (и всички свидетелства за квалификация); лични карти; удостоверения и други документи, потвърждаващи промени в личните данни на служителя (копия на свидетелство за брак, ИНН, застрахователно удостоверение, удостоверения за раждане на деца); договор за отговорност; копия на всички заповеди за назначаване, трансфер, стимули, командировки, ваканции и др.; трудов договор (договор); данни за пресертификация; характеристики.
Всички тези документи (или техните копия) трябва да се съхраняват в една папка.
Стъпка 3
Във вътрешния опис е необходимо да се изброят всички документи, които се вписват в лично дело. Документите се подават в хронологичен ред, когато станат достъпни. В колоната „Бележка“на вътрешния опис е посочено, че документите се оттеглят или оригиналите се заменят с копия. Вътрешният опис се подписва от служителя, който го е съставил, като се посочват фамилията, името, бащиното име и датата на съставяне.
Стъпка 4
Записите, които се вписват в лично досие, се пишат с авторучка или химикалка в черно, синьо или лилаво, не се допускат корекции.
Стъпка 5
Листовете от личното досие на служителя и неговия вътрешен опис се номерират отделно.
Стъпка 6
Когато затваряте лично дело, трябва да подадете изявление и да наредите уволнението на служителя.
Стъпка 7
Те пазят личните файлове в сейфа на организация или предприятие. Те се издават за лична употреба само за определена категория служители, които имат достъп до информация за персонала.
Стъпка 8
Личните файлове на уволнените служители се прехвърлят в архивно хранилище за 75 години. Личните досиета на мениджърите на предприятието се пазят постоянно.
