Решението на всяко заседание е правно обвързващо само ако е формализирано в протокола. Протоколите от родителските срещи, събранията на собствениците на жилища или акционерите, разбира се, се различават по съдържание, но изискванията за формуляра винаги са приблизително еднакви.
Пишете на чернова
Не винаги е удобно да пишете на компютър по време на среща, така че първо протоколът може да бъде написан на чернова. Някои данни могат да бъдат въведени преди началото на срещата. Отгоре напишете думата „Протокол“, точно отдолу - името на срещата и датата. Още по-долу вляво напишете думата „Присъствал“. Ако се очаква решение да бъде взето с квалифицирано или обикновено мнозинство от списъка, посочете колко хора трябва да присъстват. Това е важно например, когато става въпрос за среща на собственици на жилища, които трябва да решат как да управляват къщата, да събират пари за основен ремонт и т.н. Напишете програмата си по-долу. Ако възнамерявате да обсъдите въпроси, за които все още не знаете, добавете елемента „Разни“. В някои случаи трябва да се посочи срокът.
След началото на срещата
Запишете колко хора присъстват и колко трябва да бъдат. Под дневния ред напишете думата „Слушани“и поставете двоеточие. Запишете въпросите, имената на ораторите и резюме на речите, точка по точка. Ораторите могат да бъдат помолени да представят своите речи предварително. Запишете в протокола зададените въпроси към всеки водещ и отговорите. Що се отнася до решенията, те могат да се въвеждат след всеки въпрос или като единичен блок в долната част на протокола. Не забравяйте да посочите колко души са гласували "за", "против", колко са се въздържали. Под решенията напишете имената на председателя и секретаря и посочете датата. В някои случаи се изисква да се посочат имената на всички членове на президиума.
Въведете текст на компютъра
Когато пишете на компютър, секретарят обикновено редактира текста. Опитайте се да го редактирате, така че да не нарушава смисъла. Това важи особено за решенията. Няма единна форма за регистрация на протоколи, но обикновено се прилагат следните правила:
- текстът се пише в размер на 14 точки с един или един и половина интервали;
- подравняване на основния текст - от двете страни;
- подравняване на заглавието - центрирано, брой на присъстващите - вдясно;
- абзаците започват с червена линия.
Въведете текста, не забравяйте да оставите място за подписите на председателя и секретаря, както и да поставите преписи от подписите. Поставете датата в долната част. Отпечатайте протокола и оставете председателя и секретаря да го подпишат. Има случаи, когато събранието се провежда задочно. В този случай текстовете на речите не са написани. Останалата част от протокола се съставя по същия начин.
