В края на заседанието трябва да се състави протокол, за да се фиксират дневният ред на заседанието, взетите решения, условията, при които те ще бъдат изпълнени и др. Важно е протоколът да бъде съставен непосредствено след заседанието и не отлагайте „за по-късно“. Добре е, ако професионален секретар може да води протокола. Ако обаче случаят не е такъв, други лица, които знаят определени правила за водене на протоколи от срещи, също могат да направят това.
Инструкции
Етап 1
Лицето, което води протокола от заседанието, трябва да е наясно с всички решения от минали срещи, за да разбере логиката на взетите решения. Ако правите протоколи от събрание, вземете копия от протоколите от няколко предишни срещи. На заседанието незабавно документирайте точките от дневния ред.
Стъпка 2
До всяка точка от дневния ред запишете всички мисли, изразени по време на срещата. Това може да стане накратко, тъй като протоколите ще бъдат финализирани не по време на срещата, а след нея. Смисълът на тези бележки е, че с тях няма да пропуснете нито една изразена важна мисъл. Запишете също имената на онези, които говорят, за да запомните кой какво е казал и по каква тема. Пишете само факти от изявления, а не лични мнения или предположения.
Стъпка 3
Самото изпълнение на протокола трябва да се осъществи веднага след срещата, така че важните точки да не бъдат забравени или записите да не бъдат загубени. Протоколът трябва да съдържа кратко описание на срещата в бизнес стил. За да направите това, използвайте непряка реч, напишете всичко в миналото време: "II Иванов отбеляза, че …".
Стъпка 4
Съдържанието на протокола трябва да се състои от:
1. "капачки", указващи целта и датата на срещата, понякога също така посочващи началния час на срещата;
2. списъци на присъстващите и не присъстващите;
3. резюме на взетите решения - посочване на инициаторите на тези решения.
