Всички документи на организацията трябва да се съхраняват в архива. Например Данъчният кодекс гласи, че първичните документи, документите, потвърждаващи плащането на данъци, и други трябва да бъдат защитени в продължение на четири години. Но има и такива документи, които могат да бъдат унищожени след една година, например графици за почивка. Изхвърлянето трябва да се извърши след издаване на акта.
Инструкции
Етап 1
Първо, трябва да се отбележи, че документи, които „са изпълнили своето предназначение“, могат да бъдат въведени в акта само ако срокът е изтекъл преди 1 януари на годината, когато е съставен такъв документ, тоест документите от 2010 г. трябва да бъдат включени в акта само през 2016г.
Стъпка 2
Преди да съставите акт и да унищожите документацията, съставете описи, които трябва да бъдат одобрени от ръководителя на организацията и съставете протокол.
Стъпка 3
Препоръчително е да се състави акт под формата на таблица. В горния десен ъгъл посочете подробностите за организацията. След това напишете „Одобрявам“с главни букви отдолу, в редовен ред, посочете долната позиция (мениджър, генерален директор и т.н.), след това фамилията и инициалите. Посочете датата на съставяне на акта дори по-долу.
Стъпка 4
След това посочете целта, например, да подчертаете изтекли документи за унищожаване. След това избройте причините, например „въз основа на списъка с типични организационни документи …“
Стъпка 5
По-долу е табличният раздел, който се състои от осем колони. Първият е серийният номер. Второто е името на документа, например графици за отпуски или кореспонденция за работа с персонала. Третото е крайните дати, тоест онези дати, които са посочени в документа последно, например графикът на отпуските приключва през 2010 г., така че трябва да напишете „2010“. Не е нужно да посочвате месеца тук.
Стъпка 6
Следва колоната с инвентарните номера, ако те не са там, можете да поставите тирета. След това поставете индекса на делото според номенклатурата, например графика 05-20, където 05 е индексът на отдела, а вторите две цифри са поредният номер на делото.
Стъпка 7
След това посочете броя на единиците за съхранение, например графиката може да бъде в едно копие, но съответствието с рамки е в множествено число. След това попълнете полето с периодите на съхранение според справочника. Накрая, ако е необходимо, попълнете колоната „бележка“.
Стъпка 8
След табличната част напишете, че описите са налични и одобрени от протокола на ръководителя, като посочите номера и датата на съставянето му.
Стъпка 9
След това обобщете общия брой, който се изразява в броя на документите, готови за унищожаване, например през периода 2006-2010 г. са унищожени 234 елемента.
Стъпка 10
След това мениджърът проверява отново всички данни и подписва документа.
