При натоварен работен график може да бъде трудно да се отдели време не само за обяд, но и за петминутна почивка. Работата в авариен режим води не само до физическа умора. Натрупва се психологически дискомфорт, който може да причини депресия. Ето защо е необходимо компетентно да се организира работният ден, за да се успее да се изпълняват задълженията без хипер усилие.
Матрица за управление на времето - как да я изградим
Най-популярното средство за оптимизиране на работното време е матрицата на Айзенхауер. Това е първото нещо, което се научава да се компенсира в обучения за управление на времето. В проста таблица от четири клетки се записват задачи, разделени по приоритет. В горния ляв квадрат - спешно и важно. Това включва разрешаването на остри кризисни работни моменти, спешни задачи, проекти, чиито срокове наближават. В горния десен ъгъл - важни, но не толкова спешни въпроси. Това е планиране на нови проекти, оценка на ефективността на изпълнените, текущи ежедневни задачи, идентифициране на нови области на дейност. Долната лява клетка - задачи, които са по-малко важни, но спешни. Това включва телефонни разговори, някои срещи, разглеждане на спешни материали, социални дейности. И последната, долна дясна клетка - въпроси, които не са важни и не са спешни. Това е рутинна работа, някои разговори, забавления.
За най-ефективен работен ден се счита този, при който горният десен квадрат е запълнен максимално - с въпроси, които са важни, но не са спешни. Това означава, че има време за изпълнение на всички възложени задачи, всичко върви по план, не се предвижда извънредна ситуация. Ако горният ляв квадрат е пълен, това означава, че много задачи са отложени "за по-късно" и сега трябва да изчистите натрупаната купчина неотложни и много важни въпроси. В същото време се натрупват важни, но не спешни неща, които също трябва да се направят, но няма време за това. И след приключване на аварийната ситуация се формира следващата поради факта, че бившите не спешни случаи отдавна са наближили сроковете за тяхното изпълнение.
За да се предотврати подобно развитие на събитията, е необходимо редовно да се съставя матрицата на Айзенхауер, а не само в работен ден. Най-ефективните мениджъри правят това няколко пъти. В края на месеца - следващия, разпределяйки основните задачи по клетките. В края на седмицата - следващата, разпръскване на текущата работа по площадите и извършване на корекции. И преди края на работния ден - следващия, съставяне на план за основните въпроси. Подобно разпределение на отговорностите ще отнеме пет до десет минути и ще ви позволи да не си набивате мозъка кои неща да правите първо и кои - по-късно.
Постоянна криза - какво да правя?
Ако нещата се трупат и натрупват, а осем часа работник не са достатъчни за изпълнение на всички задължения, струва си да помислите за делегиране на правомощия. Може би са поставени твърде много задачи, с които един служител не може да се справи. Тази ситуация си струва да се изясни на ръководството. За да направите това, трябва да направите списък със задачи с подпозиции - какво трябва да направите, за да изпълните задачата. Още по-добре, планирайте прекараното време. Това ясно ще покаже на шефа, че е нереалистично да се справи с целия обем работа за един човек. В този случай част от задачите могат да бъдат премахнати от мениджъра и прехвърлени на друг служител.
