Дуайт Дейвид Айзенхауер беше 34-ият президент на САЩ. Имаше много неща за вършене, затова реши да създаде своя собствена система за планиране, за да може винаги да е в крак с всичко.
Айзенхауер предложи да се използва приоритетна матрица за планиране на случаи. Тя се основава на приоритизиране според критериите за важността и спешността на задачите. Случаите са разделени на четири категории:
… Това са неща, които утре ще бъдат късно. Тези въпроси трябва да се решават непременно и преди всичко. Айзенхауер намеква, че тази колона винаги трябва да е празна, защото ако имате спешна задача, веднага оценявате нейната важност и неотложност и започвате да я изпълнявате. В тази графа могат да бъдат въведени различни непредвидени обстоятелства, непреодолима сила, посещения при лекар, спешни повиквания. Трябва да се опитате да правите такива неща веднага, да ги включите психически в тази категория.
… По правило именно тези дейности влияят най-много на производителността на дейността. Именно те са толкова често отлагани за по-късно, поради което те се изсипват в опашки и бързат и могат безопасно да бъдат прехвърлени в категория А. Това са дела, които трябва да бъдат незабавно приключени при липса на случаи в колона 1.
Това са неща, които изглежда невъзможно да откажем, но те прекарват по-голямата част от времето ни, като същевременно не ни движат към целта и не ни носят никаква полза. Случаите в тази колона трябва да бъдат внимателно прегледани. Заслужават ли вашето време, трябва ли да ги изпълните? Айзенхауер ви посъветва да търсите хора, които могат да изпълнят тези задачи вместо вас със същия успех или по-добре.
… Това са най-непродуктивните неща за правене. Седенето в социалните мрежи, прелистването на списания, гледането на телевизия - отнема много време, носещо минимум полза. Ако такива неща са се превърнали в навик, трябва постепенно да се отървете от тях, намалявайки времето, отредено за тях.
Ще можете да разпределите правилно делата си, като зададете въпросите: Важна ли е тази задача? Какво ще стане, ако го направите утре? Какво се случва, ако изобщо не го направите? По този начин можете да приоритизирате първо да правите нещата, от които наистина се нуждаете, и да не губите време.
