Секретарят в офиса изпълнява и диспечерски функции. Чрез него се осъществяват първични контакти и официални телефонни комуникации. Първото впечатление за вашата компания, което човекът, който се свързва с вас, зависи от това колко компетентно и професионално комуникаторът комуникира по телефона. Следователно, за да отговаря на обажданията, секретарят трябва да познава бизнес етикета.
Инструкции
Етап 1
Винаги контролирайте емоциите и настроението си. Без значение колко сте забавни или тъжни, вдигайки телефона, трябва да сте дискретни и делови. Твоят тон трябва да бъде равен, спокоен и добронамерен. Ако бързате да се приближите и сте без дъх, направете няколко дълбоки вдишвания и издишвания, преди да кажете поздрава, така че дишането ви да се нормализира.
Стъпка 2
Когато получите обаждане, винаги започнете разговора първо, без да чакате какво ви казва другият край на слушалката. Това трябва да бъде стандартно въведение и поздрав. Поздравете и назовете компанията, на която се е обадил събеседникът ви. В случай, че не се е представил, извинете се, попитайте с кого разговаряте.
Стъпка 3
Научете за проблемите и функциите, които се изпълняват от подразделенията на вашата компания и се разрешават от конкретни специалисти, за да се пренасочват правилно входящите обаждания от клиенти и клиенти. Когато прехвърляте обаждане, кажете името и фамилията на специалиста, с когото свързвате вашия телефонен събеседник. На служителя, на когото сте прехвърлили обаждането, кажете името на повикващия и въпроса, по който е кандидатствал. Не трябва да поемате функциите на консултант, дори ако можете да го направите добре, оставете лицето да разреши проблемите си с онези специалисти, които са упълномощени да правят това.
Стъпка 4
Можете да предоставите основна информация, ако възникнат такива въпроси: пълно име на вашата компания, фамилия, име и бащино име на директора, неговите заместници и ръководители на отдели, адрес на офиса. Направете и съгласувайте с директора отделен списък на онези лица, за които той винаги ще бъде свободен.
Стъпка 5
Не забравяйте да водите дневник на обажданията. Запишете всичко, което сте помолени да предадете, не разчитайте на паметта, за да не забравите нищо важно. Цялата информация трябва да бъде съобщена на тези, за които е предназначена. Посочете името на компанията или фамилията и името на човека, който се обажда, запишете телефонния номер, на който можете да се обадите, датата и часа на обаждането.
