В големите организации повечето посетители обикновено получават необходимата им информация от секретариата. Какво впечатление от комуникацията ще остави помощник-мениджърът? Ще иска ли клиентът да се обади отново? Ще получи ли заинтересованото лице изчерпателни отговори на своите въпроси? За да сте уверени в положителните качества на секретаря, трябва отговорно да се подготвите за първата среща и компетентно да организирате и проведете интервю.
Инструкции
Етап 1
Секретарят е лицето на компанията. На първо място, оценете външния вид на кандидата. В крайна сметка не напразно казват, че са посрещнати с дрехите си, но са придружени от ума си. Колкото спретнато и приветливо изглежда един секретар, това може да допринесе много за получаване на договора, от който се нуждаете, или за договаряне на предстоящи преговори. Ако имате свой собствен „образ“, опитайте да се вслушате в интуицията си. Ако одобрявате в позицията на човек, който ви причинява вътрешни противоречия, тогава вероятно ще е трудно да работите с него, защото секретарят е не само лицето на компанията, но и дясната ръка на мениджъра. Не одобрявайте обаче веднага някой, който ще ви зарадва с ярък, красив външен вид. Хубавата картина може бързо да стане скучна и вестниците ще останат неразглобени.
Стъпка 2
По време на разговора слушайте внимателно: секретарят ще комуникира с клиенти, ще провежда телефонни разговори и ще пише писма. Речта му трябва да бъде компетентна, окончанията последователни и тонът добронамерен. Обърнете специално внимание на наличието на така наречените паразитни думи в речта. Ако монологът на кандидата е пълен с ненужно „така означава“, „така да се каже“, „ъ-ъ“, „добре“, тогава е малко вероятно да постигнете липсата на тези изрази в бизнес среда. Използването на жаргон и жаргон се счита за неприемливо, освен ако вие сами не позволите на разговора да премине в неформален курс.
Стъпка 3
Помолете секретаря да въведе диктовка. Така че проверявате три важни качества едновременно: скорост на печат, грамотност при писане и умения за персонален компютър. Съзнателно допускайте стилистични грешки и наблюдавайте реакцията на кандидата. Ако той учтиво посъветва най-подходящия начин за изграждане на фраза, отбележете си това с „плюс“.
Стъпка 4
Проучете внимателно автобиографията на секретаря. Обърнете внимание на предишни работни места, попитайте кандидата за причините за напускане. Един учтив и бърз човек никога няма да говори безпристрастно за бивш лидер, да „хвърля кал“по отбора или да говори за собствените си грешки. Най-приемливият отговор, който можете да чуете, е несъответствие в очакванията за заплата. Откройте ключовите думи в текста на автобиографията и в разказа на събеседника: точност, подреденост, устойчивост на стрес, общителност, вежливост. Не забравяйте, че секретарят често е връзката между различните отдели на организацията; както настроението на мениджъра, така и комфортът, приятелската атмосфера и ред в целия офис могат да зависят от неговите професионални и лични качества.
