Понастоящем нито един сериозен бизнес не може без бизнес кореспонденция, така че овладяването на уменията му е изключително важно в съвременното общество. Освен това тези умения са необходими не само за собствениците на фирми, но и за обикновените служители, които могат да кореспондират с партньорите на компанията.
Инструкции
Етап 1
Съсредоточете се върху целта на кореспонденцията и се придържайте към нея в писмото. За да направите това, на първо място е необходимо да разберете, че всяка комуникация преследва необходимостта да се информира събеседника или неговите убеждения. В зависимост от конкретна ситуация акцентът може да бъде изместен на една страна.
Стъпка 2
Създайте положителен бизнес имидж в очите на събеседника. В никакъв случай тази стъпка не бива да се пренебрегва или да се третира с небрежност, тъй като формираното отношение към подателя на писмото, дори след бегло четене, ще остане в паметта на адресата дълго време. Бизнес имиджът на писмото се влияе от шест основни критерия, като: правилният избор на темата на писмото, времето за отговор на писмото, правилното лично обжалване, изразяване на благодарност за четенето на писмото, завършване на писмото на положителна бележка и правилен подпис на подателя.
Стъпка 3
Формирайте лоялно отношение на клиента към себе си или към вашата компания в писмото. Според маркетолозите около 80% от печалбите на компанията идват от нейните редовни клиенти, така че към техните изисквания трябва да се отнасяме с особено внимание. За да увеличите лоялността на редовните клиенти, трябва да контролирате следните три точки в писмото: обърнете внимание на нуждите на клиента, използвайте речника на адресата в текста на писмото и се подчинявайте на логиката на адресата. Само като се сближи с клиента, подателят ще може напълно да задоволи желанията му.
Стъпка 4
Разделете буквата на семантични компоненти. В този случай ще звучи по-убедително за адресата. Има три такива компонента: информация за това, което изпращачът предлага, ясно послание за това как ще се възползва адресатът и убедителни аргументи за доказване на основните точки на писмото.
Стъпка 5
Структурирайте изреченията така, че те ясно да съответстват на нормите на езика, на който са написани. Тази правописна функция влияе върху възприемането от човека на информация. Подредете членовете на изречението в най-простия приет ред за определен език. Самите изречения трябва да бъдат кратки и лесни за разбиране. Поставете допълнителни интервали между абзаците, за да улесните читателя да разбере информацията.
