Единицата за взаимодействие с медиите не винаги първоначално е включена в организационната структура на организацията. Готовността за работа в медийното пространство идва с развитието на организацията. В такива случаи наетият прес секретар трябва да организира пресслужбата от нулата и да установи нейната системна работа.
Ако организацията никога досега не е работила в областта на медиите, новоназначеният куратор на пресслужбата трябва да премине сериозно обучение в следните области:
- избор на ключови говорители;
- установяване на работа със структурни звена за предоставяне на информация, подходяща за публикуване в медиите;
- техническо оборудване на пресслужбата и първия медиен план
От мениджмънта до медиите
Всяка от определените точки може да отнеме значително време, за да се изпълни напълно. Ако обаче говорим за приоритети, тогава основното трябва да бъде търсенето на ключови говорители на организацията. За да привлечете медиите и да ги накарате да видят не само рекламодател в организацията, но и информатор, ще е необходимо да се работи с лидерите на организацията. Сред тях - генералният директор, кабинетът на заместниците, ръководителите на отдели и отдели в области. Тези хора трябва ясно да разберат необходимостта от комуникация с медиите, да разберат важността на всеки коментар и систематичната работа в тази област като цяло.
Често, дори и най-заинтересованият от медийна дейност, ораторът се чувства неловко и смутен, когато общува с журналисти. Премахването на тези бариери е задача на куратора на пресслужбата. Това може да стане чрез демонстриране на досие в пресата с примери за най-добрите публични изяви на вече добре познати медийни фигури.
Вътрешни информатори
Освен ръководството, всички ръководители на отдели и отдели трябва да бъдат информирани за медийните цели и задачи на компанията. По-добре е да направите това по време на следващата среща, по време на която ръководството трябва да постави задачата да предостави пълна информация на пресслужбата. Всички членове на екипа трябва да разберат, че тази отговорност не е прищявка на прессекретаря, а нова стратегическа задача на управлението.
За да установите продуктивно взаимодействие с отделите, е необходимо, без да чакате да бъде предоставена информация, да се опитате да се потопите в тяхната работа отвътре. Тримесечните отчети на отделите, комуникацията с ръководството и директно изпълнителите ще помогнат в това. Да бъдеш приятел с всички и да си отворен за нова информация е един от ключовете за ефективна работа на пресслужбата.
В процеса на работа с определени сегменти на компанията може да е трудно да се предоставя информация непрекъснато. Често това се дължи на наемането на специалисти от отдела в пряката работа. Непродуктивно е да се прикрива негодуванието, че колегите смятат информационните задачи на компанията под основните отговорности. Поради това си струва да повдигнем въпроса за създаването на вътрешни разпоредби за подаване на информация с определена честота. И за да не страдат вътрешнокорпоративните отношения от това, прессекретарят трябва да се свърже директно с ръководството на отдела с искане да предостави директен достъп до информация за нейната обработка, за да не претоварва служителите на отдела с работа. Обикновено ръководителите приветстват тези инициативи.
Първата стъпка към публичността
След като приключи вътрешната подготовка, започва етап на достигане на публично ниво. Това ще изисква изследване на средствата за масова информация, които потенциално могат да се превърнат в медийни платформи за публикуване на информация за компанията. В зависимост от стратегическите цели прес секретарят не трябва да се ограничава до специализирани публикации. Сред потенциалните информационни партньори може безопасно да се включат информационни агенции на местно, регионално и федерално ниво, телевизия, радио и др.
Не подценявайте платформите, които макар да нямат статут на медия, често превъзхождат по ефективност своите информационни колеги. Това са блогъри, групи и общности в социалните мрежи, информационни сайтове и т.н.
Няма да е излишно да мислим за дейността на компанията в социалните мрежи без посредници. Никой не може да се справи с тази задача по-добре от пресцентъра, който познава работата на компанията отвътре и отвън.
Паралелно с подготвителната работа прес секретарят ще трябва да изготви списък на необходимите технически средства за работата. В допълнение към стандартния комплект офис консумативи, това е камера, диктофон, твърди дискове за съхранение на материали.
Първият медиен план - стратегията за публикуване на компанията за близко бъдеще - трябва да бъде изготвен с очакването, че медиите ще бъдат предпазливи по отношение на информация от неизвестен преди това източник. Това може да обясни първоначално голям брой публикации на търговска основа. Крайните подробности трябва да бъдат съгласувани с висшето ръководство.
