Секретарят организира, разпределя и осигурява дейността на ръководителя. На първо място, той е асистент по различни организационни въпроси. Такава работа изисква бързо преминаване от един вид работа към друг.
Секретарят има много отговорности, но те са обединени от обща цел: да осигурят на мениджъра максимално съдействие в работата му и да спестят време. Секретарят трябва да работи с документация, телефон, факс, да приема и разпространява обаждания, да комуникира с посетителите, да организира срещи, срещи, командировки за управление.
Задължения на секретаря
Често в малки организации на секретаря се поверяват и функциите на чиновник. Те включват поддържане и управление на официални документи, подготовка на документи, организация на движението и дейности с тях, счетоводство и съхранение.
Ако обемът не е твърде значителен, това е отговорност на секретаря. Ако обемите са много големи, се въвежда длъжността чиновник, което изисква специално образование. Основната дейност на секретаря е работа с офис техника и документи. Изискват се внимателност и точност.
Знанието на чуждите езици става преобладаващата точка. При съставянето на автобиография е задължително да се посочи нивото на владеене в тях.
Образованието не трябва непременно да се различава по конкретна специализация. Незаменимо условие обаче е неговата същност, свързана със способността да се анализират данни, намиране на подход към хората.
В лични качества не е излишно да споменем самообладание, организираност и общителност. Секретарят е лицето на компанията. Позицията е доста отговорна.
Отговорностите включват разпределяне на телефонни обаждания, среща на посетители. Общоприето е да се разглежда секретарската работа като начален етап от кариерната стълба. Но за такъв трамплин се изисква доста високо ниво на образование.
Появата на секретаря е визитната картичка на компанията. Отговорностите могат да бъдат ограничени единствено до сервиране на кафе и приемане на обаждания, но е вероятно да се разшири под формата на изготвяне на критични документи и организиране на отдих за ръководството и семейството му.
Ето защо е важно да посочите постиженията във вашето автобиография. Това е задължително, дори ако предишното място на работа е било куриерска позиция. Отчитането на постиженията дава на бъдещия работодател разбирането, че търсещият работа умее да прави равносметка на своята работа на работното място и умението да подчертава ключовите моменти от опита.
Успехи
Постиженията са винаги ориентировъчни, тъй като активните и продуктивни служители представляват интерес за всеки работодател. Най-добре е да посочите постиженията с помощта на конкретни цифри или факти.
Достатъчно е да споменем няколко ключови момента, но наистина значими и важни. Това ще ви позволи да подчертаете основното, без да претоварвате раздела с огромно количество информация. Когато се изброяват основните постижения, трябва да се подчертае каква полза или полза е получила компанията.
Например, като посочите успех, можете да завършите изречението с фраза, че изпълнението е намалило разходите на фирмата с определен брой проценти. Важно е да опишете правилно постиженията си. Не трябва да превръщате автобиографията си във подобие на длъжностна характеристика. Дори ако този документ се вземе като основа за описване на преживяването, има смисъл внимателно да се проверят всички формулировки.
Понякога успехите се описват от първо лице. Тази формулировка леко противоречи на общата концепция за автобиография. По-добре да се въздържате от използването им. По-удобни и оправдани са опциите „беше изпълнена“, „стратегията беше приложена … която осигури …“и т.н.
Можете да се позовете на всеки от най-значимите си успехи в мотивационното писмо, изпратено с автобиографията си. След като прочетете такова съобщение, работодателят или мениджърът със сигурност ще пожелае да се запознае с приложения документ.
Примери и препоръки
Техните постижения могат да бъдат дори в рутинна работа. Сред тях има най-печелившите:
- успешно преминаване на няколко проверки;
- ускоряване на документооборота в предприятието чрез въвеждане и разработване на електронна база данни заедно с отдела за програмиране;
- организация на успешен преход на голяма компания от версия 7.7 "1С: Предприятие" на 8.3;
- повишаване на ефективността на отдела за планиране чрез въвеждане на автоматизация на изчисленията, което осигури двукратно намаляване на персонала на икономистите.
Важно е да се опише какво всъщност е постигнато. Успехът на главния счетоводител не трябва да се приписва, ако неговите отговорности не са част от изпълняваните функции. И в някои случаи, когато се променя вида на дейността, става необходимо приближаването на победите до нови задачи за кариерно израстване.
Професионалните постижения демонстрират задачите и целите, реализирани в хода на дейностите. Те могат да бъдат следствие от проявата на необходимия набор от качества. За лидер това означава много.
Така че, сред успешните опции може да се появи:
- координиране на работата на топ мениджърите на компанията;
- изготвяне на договори, необходимата документация за подписване;
- получаване на обаждания с тяхното разпространение;
- изпращане, получаване и регистриране на кореспонденция;
- среща и координация на гостите;
- съдействие и организиране на корпоративни събития;
- Подкрепа за пътуване;
- административна подкрепа на ръководителя;
- осигуряване на всичко необходимо за пълноценно функциониране;
- координация на дейностите по почистване и куриерски услуги;
- устойчивост на стрес и безконфликтност, отлични комуникативни умения;
- приятен елегантен външен вид;
- умения за използване на офис техника;
- способност за работа с поверителна информация;
- притежание на компютър, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook и други компютърни програми за работа с електронна поща, „Консултант плюс“, Lotus на ниво напреднал потребител.
Успешните примери за автобиография включват тези, които идентифицират и изпълняват отговорности. Също така има смисъл да информирате потенциалния работодател за причините, поради които официалната заетост не е станала по-рано.
Значение на показателните постижения
Вариант на успешното посочване на необходимите качества в светлината на изискванията към кандидата може да бъде следният:
- организация на офисния живот: поръчка на вода, кафе, канцеларски материали, организация на ремонт на офис оборудване, почистване;
- превод на документация, включително техническа;
- работа с офис техника;
- консултиране на клиенти за услугите на компанията;
- организиране на срещи на VIP-гости;
- осигуряване на приятна и комфортна работна среда.
Има смисъл да се посочат реални причини като причини за напускане на предишното работно място. Например работа без официална регистрация, по граждански трудов договор. Съответният документ трябва да бъде приложен.
Разрешени са следните опции: при разглеждане на предложения всякакви обективни причини не са довели до заетост;
- голямата отдалеченост на мястото на бъдещата работа от мястото на пребиваване (неудобно е да се стигне до там);
- несъответствие на задълженията, посочени в съобщението;
- непрозрачни условия на плащане;
- неспазване на ТК;
- преквалификация, съботни, семейни обстоятелства.
В списъка на професионалните умения и способности са посочени тези, които допринасят за постиженията. Това може да бъде отговаряне на повиквания, регистриране с информиране на мениджъра, съставяне на работен план за шефа, изпълнение на задания, изготвяне на служебни бележки, работа с всякакви документи.
Много е добре да споменем опита на издаване на заповеди на служители от мениджъра и наблюдение на тяхното изпълнение, намиране на изпълнители за индивидуални задачи, осигуряване на работното място на мениджъра с необходимите средства под формата на канцеларски материали, оборудване, улесняващо бързото разглеждане на заявките и предложения от служители, поддържане на архив от файлове и документи, осигуряване на тяхната безопасност, прехвърляне в архива, организиране на командировки за ръководител, поръчки на самолетни и железопътни билети, резервация на хотели.
Професионалните постижения в автобиографията са важна част от тях. Никога не трябва да го пренебрегвате, когато сами пишете автобиография и се надявате да направите благоприятно впечатление на работодателя. От трудов опит те наистина открояват своите достойнства, участие в проекти, изпълнение на всякакви задачи, напреднало обучение. Всички постижения могат да бъдат подчертани във всяка област на дейност.
Не се притеснявайте да си направите комплименти малко. Това ще помогне да направите автобиографията интересна за работодателя. Тогава поканата за интервю няма да ви кара да чакате.
