Огромна и отделна област на архивната работа се считат за онези въпроси, които се отнасят до подготовката на документи за тяхното предаване в архива на организацията. Ето защо те заслужават сериозно внимание, тъй като на този етап от работата с документи често се допускат различни методологически и практически грешки, които в бъдеще могат да доведат до негативни последици в работата на архива.
Инструкции
Етап 1
Цялата работа, свързана с прехвърлянето на документи в архива, включително документи за персонал, обикновено се разделя на следните етапи: - на първо място е необходимо да се извърши формирането на документи в текущата продукция и след нейното завършване;
- след образуването на дела, те трябва да бъдат съставени в съответствие с всички установени правила;
- след това да извърши проверка на стойността и да се подготви за архивно съхранение;
- извършване на опис на всички документи, прехвърлени в архива на организацията;
- на последния етап прехвърлете официалните документи в архива на организацията.
Стъпка 2
Първо, трябва да извършите правилното оформяне на документи, свързани с персонала в определени комплекси, т.е. в случаите. В специални папки такива официални документи трябва да се формират като заповеди за различни аспекти от дейността на служителите на компанията, за персонал, който има различни времеви рамки, определени за тяхното съхранение. Този етап трябва да се извърши, тъй като част от поръчките, които се отнасят до персонала, са посветени изключително на валидни въпроси, засягащи мястото на работа, както и бонуси на служителите и преместване на работна позиция. Този тип хартия трябва да се съхранява в архива на предприятието най-малко седемдесет и пет години. В същото време повечето заповеди, които се отнасят до състава на личния, отразяват оперативните въпроси на служителите на компанията: заповеди за командировки, дежурства, отпуски и т.н. Такива документи трябва да се съхраняват пет години. За удобство при използване на търсенето и улесняване на работата в различни случаи трябва да се оформят документи от петгодишен и седемдесет и петгодишен период.
Стъпка 3
Необходимо е правилно да се формират личните сметки на служителите на предприятието и всички служители, които се отнасят до данни за заплатите строго по азбучен ред. Всички документи в лични папки трябва да бъдат подредени само в хронологичен ред според датата на тяхното получаване. Също така е необходимо всички документи, намиращи се в папката, да съставят архивен опис, който съдържа такива подробности като: - името на хартията;
- сериен номер на хартията, включена в инвентара;
- броят на листовете в документа;
- дата и номер на документа (ако е необходимо);
- обобщен запис на броя листове хартия, включени в личното досие;
- Забележка.
