Личното досие е целият обем документи за служител, които съдържат необходимата лична информация за служителя и данни за неговия стаж. Личното досие се съхранява индивидуално за всеки служител, в отделна папка. За да може личното досие на служителя да даде възможност за удобна систематизация на информацията за служителя, има определени правила за неговото формиране.
Инструкции
Етап 1
Не забравяйте, че лично досие се води задължително само за служители на институции за обществени услуги, всички останали работодатели решават дали да водят лични дела по свое усмотрение. В същото време, ако е взето решение за управление на лични досиета на служителите, документацията трябва да бъде изготвена в съответствие с правилата за работа в офиса.
Стъпка 2
Личното досие на служителя включва доста голямо количество документация, включително профила на служителя, неговата биография, препоръки и характеристики, документи за образование и др. Един от задължителните атрибути на личното досие на служителя е вътрешен опис на документите по делото.
Стъпка 3
Направете вътрешен опис на документите - това е първият документ, който е вложен в делото. Тъй като личното досие се формира в хронологичен ред, описът се съставя по същия начин. Така първоначално в списъка се вписва целият списък на документите, съставени и получени от служителя при наемане. В бъдеще, след получаване на нова документация, подайте документите по делото и ги въведете в инвентара в хронологичен ред.
Стъпка 4
Когато поддържате лично досие на служител, задайте сериен номер на всеки подаден документ. Обозначете страниците с отделна номерация. Освен това, в зависимост от категорията на документа, му присвойте специален индекс.
Стъпка 5
Когато въвеждате данни във вътрешния опис на лични картотеки, посочете информация за серийния номер и индекса на всеки документ, пълното име на документа и броя на листите в случая, който този документ заема. Номерирайте листовете, на които се извършва инвентаризацията, отделно от общия масив на делото. Потвърдете вътрешния опис със собствен подпис и неговия препис, посочващ позицията. Правилното попълване на вътрешния инвентар ви позволява да систематизирате личните файлове на служителите и да направите достъп до информация за служителя удобен и ефективен.
