Прехвърлянето на всякакви документи в архива се регулира от Федерален закон № 125-F3 "За архивните дела в Руската федерация". Документите трябва да бъдат подготвени, описани, подадени и номерирани. Това трябва да стане в рамките на 12 месеца от датата на приключване на делото.
Необходимо
- - папка;
- - свързващо вещество;
- - обикновен молив;
- - документален опис;
- - прехвърляне на инвентар.
Инструкции
Етап 1
За да прехвърлите документи в архива, подредете ги по ред. Редът за гнездене трябва да бъде в хронологичен ред. Например, ако се отнасяте за наказателно дело, тогава първата страница ще бъде копие на съдебната заповед, втората ще бъде предварителното решение, а следното ще бъде разследването на делото, започвайки от неговото приключване. Ако прехвърлите документи от кадровия отдел в архива, тогава първият лист е заявление за уволнение, вторият е заповед за уволнение, третият е всички документи в ред по дата от края.
Стъпка 2
Номерирайте всички листове, започвайки с номер едно в реда на оформлението. Направете номерирането с обикновен молив, но ясно. Направете опис на документите, накрая напишете колко номера и страници сте получили, поставете подписа си, датата на съставяне на описа, печата на организацията, подписа на ръководителя.
Стъпка 3
Закрепете всички листове със свързващо вещество, прикрепете инвентар отгоре. В папката поставете буквения код с фамилното име на гражданина, с който прехвърляте делото, и годината на прехвърляне на документите в архива. Годината трябва да е същата, в която делото е приключило.
Стъпка 4
Направете отделна папка за всеки случай или поставете всички дела за една година в една голяма папка и направете общ надпис върху кода и кода на буквите, т.е. само случаите на тези граждани, чието фамилно име започва със същата буква да бъдат поставени в една папка. Но ако попълвате определен брой документи в една голяма папка, тогава броят на общите листове трябва да бъде не повече от 250.
Стъпка 5
Преди да прехвърлите дела в архива, съставете опис за прехвърляне. Първата колона на инвентара е предназначена за въвеждане на серийни номера на всички дела, втората за индекси в номенклатурата. В третата колона въведете името на всички заглавия, в четвъртата - датата на прехвърляне, в петата - броя на листовете, в шестата - установените срокове за съхранение на делото в архива, в седмата колона, въведете всички допълнения и бележки. Най-често се попълва седмата колона, ако по някаква причина в документите липсват листове или ако веднага сте ги въвели неправилно в документалния опис и сте направили промени.
