В съответствие с Кодекса на труда работодателят е длъжен да води документация, да съхранява и издава трудови книжки. По този начин той е отговорен за загубата на работната книга. Отговорното лице може да бъде служител на кадровия отдел или самият ръководител на организацията
Отговорност за загубата на работната книжка
Трудовата книжка е основният документ, потвърждаващ трудовата дейност на служителя: тя записва целия трудов стаж, според неговите данни обезщетенията се начисляват в случай на временна безработица, а пенсията се изчислява при достигане на пенсионна възраст. Загубата на работна книга носи големи затруднения за служителя, по-специално преминаването през сложна процедура за възстановяване на документа, както и невъзможността да се намери работа преди възстановяването на книгата и в тази връзка материални щети за неволно неработени дни.
Работните книжки на всички служители на институция или предприятие се съхраняват в отдела за персонал или в счетоводния отдел, следователно лицето, което според длъжностната характеристика отговаря за поддържането на трудовите документи, носи отговорност за загубата на документ - обикновено служител в кадровия отдел или счетоводния отдел. Ако регистрацията и съхраняването на трудовите книжки не са официално възложени на никой от длъжностните лица, самият работодател носи отговорност за загубата.
Съществуват различни видове отговорност за загуба на трудова книжка. В зависимост от обстоятелствата на загубата на документа, както и по преценка на управителя, отговорното длъжностно лице може да бъде подложено на дисциплинарно наказание, а именно порицание или уволнение. Кодексът за административните нарушения на Руската федерация предвижда административна отговорност за нарушаване на процедурата за поддържане, записване, съхраняване и издаване на работни книги. Административната отговорност може да бъде наложена в следните форми:
- глоба от 1 хиляда до 5 хиляди рубли за длъжностно лице, което е извършило такова нарушение за първи път;
- официална дисквалификация за период до 3 години за длъжностно лице, включено отново за такова нарушение;
- глоба от 1 хиляда до 5 хиляди рубли или спиране на дейността за срок до 90 дни за лице с предприемаческа дейност без статут на юридическо лице;
- глоба от 30 хил. до 50 хил. рубли, спиране на дейността до 90 дни за юридическо лице.
Процедура в случай на загуба на трудова книжка
Фактът, че работодателят е загубил трудовата си книжка, обикновено се установява в процеса на уволнение на служителя и необходимостта да му се издадат документи. В този случай служителят, преди всичко, трябва да напише изявление, адресирано до мениджъра за загубата на документа. От своя страна управителят е длъжен в рамките на 15 дни след получаване на заявлението да даде на служителя дубликат на работната книжка.
Служителят също има право да получи материално обезщетение. Той се изчислява въз основа на средната работна заплата и се изплаща за всички дни на загуба, считано от деня на кандидатстване до деня, в който на служителя се издава дубликат или оригинална работна книга. Изплащането на обезщетение може да се извърши от работодателя доброволно въз основа на заявление на служител или задължително въз основа на решение на съответните органи, до което засегнатото лице има право да кандидатства.
